Een namiddagfeest met dessertbuffet en dansen tot 20 uur

Wie het feest om 20 uur laat eindigen, schrapt het duurste deel van een trouwdag: het diner aan tafel en een open bar tot diep in de nacht. Wat overblijft is een namiddag met taart, koffie, bubbels en een dansvloer die al om 17 uur vol staat.

Hoe de dag eruitziet

Een namiddagfeest werkt het best als de ceremonie rond 13 of 14 uur valt. Daarna volgt een receptie van een uur, en rond 15.30 uur opent het dessertbuffet. De openingsdans kan om 17 uur, wanneer de gasten nog fris zijn en de oudere familie nog niet naar huis wil. Om 19.30 uur gaat de laatste plaat op, en om 20 uur staat iedereen buiten.

Dat ritme heeft een voordeel dat koppels vaak pas achteraf merken: jullie hebben zelf nog een avond. Sommige koppels gaan met hun getuigen nog uit eten, anderen rijden meteen naar het hotel of de luchthaven.

Kijk wel naar het seizoen. In december is het om 16.30 uur donker, dus dan voelt een dansfeest om 17 uur als een avondfeest. Tussen mei en augustus valt het licht zelfs om 20 uur nog naar binnen, en dat is precies de sfeer die bij dit formaat hoort.

Wat het jullie bespaart

Het grootste verschil zit in het eten. Een driegangendiner kost bij de meeste Belgische en Nederlandse cateraars al gauw 60 tot 90 euro per persoon, een dessertbuffet met koffie en thee eerder 15 tot 30 euro. Daarnaast vallen de drankuren na 20 uur weg, en die tellen bij een forfait per uur zwaar door.

Ook de zaal kan goedkoper zijn. Veel feestzalen en hoeves rekenen een zaterdagavond als het duurste blok van de week. Een namiddag tot 20 uur laat hen toe om dezelfde zaal 's avonds nog te verhuren, en sommige locaties geven daarvoor korting. Vraag het expliciet: het staat zelden op de prijslijst.

Bespaar niet op alles. Een dj of band rekent vaak een minimum van vier tot vijf uur, ook als jullie feest korter duurt. Wie de dj vanaf de receptie laat spelen, haalt meer uit hetzelfde bedrag.

Hoeveel dessert is genoeg

Een dessertbuffet vervangt een maaltijd, dus reken ruimer dan bij een dessert na het diner. Als vuistregel gaan cateraars uit van vier tot vijf kleine porties per gast, plus de taart zelf. Voor 80 gasten zijn dat ongeveer 350 tot 400 stukjes. Zorg dat er ook iets hartigs staat, want na drie uur zoetigheid willen gasten iets anders. Mini-quiches, bladerdeeghapjes met kaas of een broodplank met tapenades houden de bloedsuikerspiegel van de dansers op peil.

Denk aan wat de zon doet. Chocolade en botercrème houden het op een warme julimiddag geen twee uur vol, fruittaartjes en kruimelcake wel. Een patissier die vaak buffetten levert, weet welke stukken in de koeling blijven tot ze op tafel gaan.

Tip: laat het buffet in twee rondes aanvullen. Wie alles om 15.30 uur neerzet, heeft om 18 uur een halflege, ingezakte tafel.

Uitnodigen en verwachtingen

Zet het eindtijdstip op de uitnodiging. "Feest tot 20 uur" voorkomt dat gasten een babysit tot 2 uur 's nachts regelen of een hotelkamer boeken die ze niet nodig hebben. Schrijf er ook bij dat er geen diner volgt, zodat niemand met een lege maag om 21 uur op zoek moet naar frietjes.

Voor gasten met jonge kinderen is dit formaat makkelijker. Een kind van vier houdt het tot 20 uur vol, tot middernacht meestal niet. Dat kan een reden zijn om kinderen uitdrukkelijk wel uit te nodigen.

Fotograaf en gemeentehuis

Een fotograaf die van de voorbereidingen tot de openingsdans blijft, is bij een namiddagfeest rond 18 uur klaar. Veel fotografen werken met pakketten per aantal uur, dus vraag naar een pakket van zes of zeven uur in plaats van de volledige dag tot het dansfeest om 23 uur.

Plan de ceremonie in het gemeentehuis vroeg genoeg. Veel gemeenten trouwen op zaterdag alleen in de voormiddag of tot de vroege namiddag, dus een ceremonie om 13 uur moeten jullie soms als eerste vastleggen, nog voor de zaal. In België doen jullie de aangifte van het huwelijk ten vroegste zes maanden en ten laatste veertien dagen vooraf, in Nederland melden jullie het huwelijk minstens twee weken vooraf bij de gemeente.

Willen jullie weten hoeveel een namiddagfeest voor jullie gastenaantal echt scheelt tegenover een volledig avondfeest? Reken beide scenario's eens door en vergelijk de totalen. Bereken jullie trouwbudget