Een welkomstborrel voor 40 gasten kost in België of Nederland al snel 600 tot 1.500 euro, afhankelijk van de plek en of er een warme hap bij komt. Wie de gasten zijn en hoe laat jullie stoppen, bepaalt meer van de kosten dan het menu.

Voor wie een welkomstborrel zin heeft

De borrel de avond voor de bruiloft komt uit de Amerikaanse rehearsal dinner, maar hier werkt hij vooral wanneer veel gasten van ver komen. Trouwen jullie in de Ardennen, in Zeeland of in het buitenland, dan overnachten gasten toch al in de buurt en zitten ze die vrijdagavond anders alleen op hun hotelkamer. Woont iedereen binnen een uur rijden, dan is de borrel een extra avond die weinig toevoegt.

Een tweede reden is familie die elkaar nog niet kent. Ouders en broers en zussen die elkaar op de trouwdag voor het eerst zien, hebben het dan druk met formaliteiten. Op vrijdag kunnen ze in alle rust kennismaken.

Wie jullie uitnodigen

Er zijn grofweg twee keuzes. De kleine versie is voor wie de volgende dag een rol heeft: ouders, getuigen, broers en zussen met hun partners, eventueel de ceremoniespreker. Dat zijn meestal 15 tot 25 mensen. De grote versie is open voor iedereen die van ver komt of al overnacht, en dan zitten jullie snel aan 40 tot 60 gasten.

Kies één regel en houd die vast. "Iedereen die op de locatie slaapt" is makkelijk uit te leggen. "Wie we er graag bij hebben" leidt tot vragen van wie net niet op de lijst staat. Zet de borrel in een apart bericht of op een aparte kaart, niet op de gewone uitnodiging, zodat gasten die niet uitgenodigd zijn er niet over struikelen.

Waar en wanneer

De handigste plek is de trouwlocatie zelf, als die overnachting aanbiedt. Veel kasteelhoeves en landgoederen rekenen voor de bar en het terras op vrijdagavond een vast bedrag of een minimale besteding, en jullie kunnen de decoratie voor de volgende dag dan al klaarzetten. Een café of brasserie in het dorp is vaak goedkoper: een apart zaaltje met drankforfait voor twee uur kost daar rond 20 tot 30 euro per persoon.

Begin om 19 uur en spreek een vast einde af, bijvoorbeeld 22 uur. Jullie kapper of visagiste staat de volgende ochtend misschien al om 8 uur klaar, en een borrel zonder einduur loopt makkelijk tot na middernacht. Vertel de getuigen vooraf dat zij om tien uur de laatste ronde aankondigen, dan hoeven jullie het zelf niet te doen.

Tip: zet de borrel niet op dezelfde plek waar de ceremonie de volgende dag plaatsvindt als die zaal nog opgebouwd moet worden. Leveranciers die vrijdagavond willen opstellen, zitten anders tussen de gasten.

Wat het kost

De bedragen hieronder zijn richtprijzen voor een borrel van twee tot drie uur met 40 gasten. Ze verschillen sterk per regio en per locatie.

  • Drank (forfait wijn, bier, frisdrank): 15 tot 25 euro per persoon, dus 600 tot 1.000 euro
  • Hapjes of een broodjesbuffet: 8 tot 15 euro per persoon, dus 320 tot 600 euro
  • Zaalhuur of minimale besteding: vaak niets in een café, 200 tot 500 euro op een trouwlocatie
  • Een paar lichtslingers en kaarsen: hergebruik wat jullie voor de trouwdag al hebben

Wie de kosten laag wil houden, laat een frietkraam of foodtruck komen. Voor 40 tot 50 gasten rekenen de meeste uitbaters een minimumbedrag rond 500 tot 700 euro, en gasten verwachten op vrijdagavond geen driegangenmenu.

Wie betaalt

In Amerikaanse films betalen de ouders van de bruidegom, maar die gewoonte bestaat hier niet. Meestal betaalt het koppel, of bieden de ouders van een van beide het aan als hun bijdrage. Is het een open borrel voor alle gasten die overnachten, dan kunnen jullie ook alleen de eerste ronde en de hapjes betalen en daarna een gewone rekening laten lopen. Zeg dat dan vooraf in het bericht, zodat niemand aan de bar verrast wordt.

Zet de borrel als aparte post in jullie trouwbudget, ook als de ouders hem betalen. Dan zien jullie hoeveel het hele trouwweekend echt kost en schuiven er geen kosten ongemerkt tussen.

Met de gratis checklist van Gaan Trouwen zetten jullie de borrel als aparte taak met een eigen deadline voor de reservering. Wie ook het budget per post wil opvolgen, doet dat in de volledige planner van 75 euro. Om eerst te zien wat zo'n extra avond in jullie totaal betekent: Bereken jullie trouwbudget.