Bij een zittend diner rekent een cateraar meestal één ober per 10 tot 12 gasten. Wie dat getal kent, ziet meteen of een offerte met vier obers voor honderd gasten scherp geprijsd is of gewoon onderbemand.

Hoeveel obers je nodig hebt per formule

Het aantal hangt minder af van het aantal gasten dan van de manier waarop het eten op tafel komt. Bij een bord dat aan tafel wordt uitgeserveerd, moet elke gang binnen een paar minuten bij iedereen staan. Bij een buffet halen de gasten zelf en ruimt het personeel vooral af.

Als vertrekpunt kunnen jullie met deze verhoudingen rekenen:

  • Zittend diner met uitgeserveerde borden: 1 ober per 10 tot 12 gasten, bij een gastronomisch menu 1 per 8
  • Walking dinner of foodstations: 1 per 15 gasten
  • Buffet: 1 per 20 tot 25 gasten
  • Receptie met hapjes die rondgaan: 1 per 25 tot 30 gasten
  • Bar op het avondfeest: 1 barman per 50 tot 75 gasten, meer bij cocktails

Voor honderd gasten aan een zittend diner kom je zo op acht tot tien obers, plus een maître of zaalverantwoordelijke die het tempo tussen keuken en zaal regelt. Staan er minder mensen op de offerte, vraag dan hoe ze de hoofdgang op tijd rond krijgen.

Wat een ober per uur kost

Een ober via een cateraar of evenementenbureau kost in België doorgaans 35 tot 45 euro per uur exclusief btw, in Nederland zit je vaak rond 30 tot 40 euro. Een maître of chef de rang ligt 5 tot 10 euro hoger. Dat zijn richtprijzen: in de Randstad en rond Brussel en Antwerpen liggen ze hoger dan in de Kempen of Drenthe.

Let op twee dingen die niet altijd in het uurtarief zitten. De meeste bureaus rekenen een minimum van vier of vijf uur per persoon, ook als iemand alleen voor de receptie komt. En de op- en afbouwtijd telt mee: wie om 15 uur begint met tafels dekken en om 2 uur de laatste glazen wegzet, werkt elf uur, ook al duurt jullie feest maar zeven.

Vraag de cateraar om een personeelsplanning per uur, met per blok hoeveel mensen er staan. Dan zien jullie waar de uren vandaan komen en waar er ruimte is.

De echte prijs van een uur langer feesten

Een extra uur kost meer dan het personeel alleen. Om half één, als het feest nog volop bezig is, vraagt iemand of het tot drie uur mag in plaats van tot twee. Wat er dan op de rekening bijkomt, ziet er voor honderd avondgasten ongeveer zo uit:

Twee barmannen en vier obers voor een uur extra komen samen op zo'n 240 euro. Na middernacht rekenen veel bureaus een nachttoeslag van 25 tot 50 procent, dus reken eerder op 300 tot 350 euro. Een drankformule per uur kost per gast nog eens 6 tot 10 euro, voor honderd gasten 600 tot 1.000 euro. De dj vraagt per overuur vaak 100 tot 200 euro. En sommige locaties rekenen een vast bedrag per uur na het afgesproken einde, los van de cateraar.

Opgeteld kost dat ene uur al snel 1.000 tot 1.500 euro. Spreek daarom vooraf af wat een verlenging kost en wie er die avond ja tegen mag zeggen. Een getuige of zaalverantwoordelijke met een duidelijk plafond voorkomt dat jullie op de dag zelf over geld moeten nadenken.

Waar jullie kunnen schuiven zonder dat gasten het merken

Het is verleidelijk om op het aantal obers te besparen, maar dat merken gasten wel: een hoofdgang die bij de eerste tafel al koud is voor de laatste tafel bediend wordt. Er zijn betere plekken om te schuiven.

Kies voor de receptie een kortere duur met meer hapjes per uur in plaats van een lange receptie met weinig personeel. Laat de afbouw de volgende ochtend gebeuren als de locatie dat toestaat, dan betaal je geen nachtelijke uren voor het stapelen van stoelen. Combineer functies: de obers van het diner kunnen na het dessert achter de bar gaan staan, zodat je geen aparte barploeg vanaf 18 uur betaalt. En vraag of de cateraar met een vast team werkt of met losse krachten via een uitzendbureau, want dat laatste is soms goedkoper maar betekent mensen die de zaal en het draaiboek niet kennen.

Vergeet de maaltijd voor het personeel niet

Wie elf uur werkt, moet eten. De meeste cateraars rekenen een personeelsmaaltijd van 15 tot 25 euro per persoon, en ook jullie fotograaf, dj en eventuele weddingplanner verwachten iets warms rond het diner. Bij tien obers, een barploeg en drie andere leveranciers gaat het al snel om 15 maaltijden. Zet ze in de offerte, dan is het geen verrassing op de eindfactuur.

Zet de cijfers naast elkaar

Personeelskosten zitten verspreid over cateraar, locatie en bar, dus ze vallen makkelijk buiten de eerste schatting. Tel het samen per uur, dan zien jullie wat een kortere receptie of een vroeger einde oplevert. In de volledige planner van Gaan Trouwen (75 euro, eenmalig) houden jullie het budget per leverancier bij en zien jullie meteen wat een verlenging met de totaalsom doet.

Wil je eerst weten waar jullie ongeveer uitkomen? Bereken jullie trouwbudget