Een drankforfait van 7 euro per gast per uur loont pas als elke gast gemiddeld twee glazen per uur drinkt. Op een avondfeest van vijf uur haalt bijna geen enkel gezelschap dat. Toch kiezen veel koppels het forfait, en daar hebben ze een goede reden voor: het bedrag ligt vast.
Wat een formule per uur kost
Cateraars en zalen in België en Nederland rekenen voor een basisformule met pils, huiswijn, frisdrank, water en koffie meestal 6 tot 9 euro per persoon per uur. Voor een avondfeest van 21 tot 2 uur komt dat neer op 30 tot 45 euro per gast. Bij 80 gasten en 7 euro per uur betalen jullie 2.800 euro. Dat zijn richtprijzen, jullie offerte geeft het echte cijfer.
Het forfait telt elke gast voor elk uur. De grootouders die om elf uur vertrekken en de zwangere vriendin die de hele avond water drinkt, kosten evenveel als de neef die tot sluitingstijd aan de toog hangt. Vraag daarom of kinderen en vroege vertrekkers anders geteld worden. Sommige zalen rekenen kinderen tot twaalf jaar aan halve prijs.
De rekensom voor drank op verbruik
Op verbruik betalen jullie wat er gedronken wordt, tegen de prijs op de drankkaart van de zaal. Een pils of frisdrank kost daar doorgaans 3 tot 3,50 euro, een fles huiswijn 25 tot 35 euro.
De vuistregel voor het verbruik: twee glazen per gast in het eerste uur, daarna één per uur. Voor een avondfeest van vijf uur is dat zes glazen. Zes keer 3,50 euro is 21 euro per gast, of 1.680 euro voor 80 gasten. Tegenover het forfait van 2.800 euro scheelt dat 1.120 euro.
Het omslagpunt berekenen jullie door de forfaitprijs te delen door de gemiddelde prijs van een glas. Bij 35 euro forfait en 3,50 euro per glas ligt het op tien glazen per persoon. Een vriendengroep van dertigers op een zaterdag in juli komt daar soms aan. Een gemengd gezelschap met grootouders, kinderen en bestuurders niet.
Wat een cocktailbar erbij doet
Cocktails zitten bijna nooit in de basisformule. Er zijn twee manieren om ze toch te schenken. De zaal maakt ze zelf en rekent 9 tot 12 euro per cocktail op verbruik, of jullie huren een mobiele cocktailbar met eigen bartender. Die vraagt meestal een startbedrag van 600 tot 1.200 euro voor de bar, het personeel en een eerste reeks van 100 tot 150 cocktails, en rekent daarna per stuk.
Beperk de kaart tot drie cocktails, waarvan één zonder alcohol. Een bartender maakt er dan 60 tot 80 per uur. Bij tien keuzes staat er om elf uur een rij tot aan de dansvloer.
Spreek ook een einduur af. Een cocktailbar die open is van negen tot middernacht geeft het feest een hoogtepunt en houdt de teller binnen de perken. Cocktails die tot twee uur doorlopen, verdubbelen de rekening.
Een bierkaart met streekbieren
Vier bieren volstaan: een pils van het vat, een blond, een donker of amber en een alcoholvrij. Een tripel of een streekbier van een brouwerij uit jullie gemeente kost op verbruik 4,50 tot 6 euro per glas en valt buiten de meeste forfaits.
Vraag de zaal of jullie de speciaalbieren zelf mogen aanleveren. Sommige locaties staan dat toe tegen een stopselgeld per fles, andere weigeren omdat ze een contract met een brouwerij hebben. Kopen jullie zelf in, reken dan op één flesje speciaalbier per twee gasten. Meer wordt er zelden gedronken, want de meeste gasten stappen na één zwaar bier over op pils.
Wanneer het forfait toch de betere keuze is
Het forfait is duurder en geeft zekerheid. Wie een budget heeft waar geen 800 euro speling in zit, slaapt beter met een vast bedrag. Hetzelfde geldt voor een feest met veel jonge gasten, een zomeravond boven 25 graden of een locatie zonder duidelijke drankkaart.
Er bestaat ook een tussenweg. Neem een forfait voor de receptie en het diner, waar het verbruik voorspelbaar is, en schakel vanaf het avondfeest over op verbruik met een plafond. Jullie spreken dan een maximumbedrag af, bijvoorbeeld 2.000 euro, en de zaalverantwoordelijke komt het melden als er nog 300 euro over is. Op dat moment beslissen jullie of de bar verder open blijft op jullie kosten.
Vraag bij verbruik hoe er geteld wordt. Per aangebroken fles of per geschonken glas maakt bij wijn snel 15 procent verschil, en een telling van de lege flessen de ochtend erna hoort schriftelijk in de afspraak te staan.
Deze vragen horen in de offerte
Zit de drank bij het diner in het forfait of komt die erbij? Tot hoe laat loopt de formule, en wat kost een extra uur? Zijn koffie en water aan tafel inbegrepen? En wat gebeurt er met gasten die alleen 's avonds komen: tellen zij vanaf negen uur mee of voor de hele formule? Bij 30 avondgasten is dat laatste antwoord snel 400 euro waard.
Zet beide scenario's naast elkaar
Reken het forfait en het verbruik uit met jullie eigen gastenaantal en de prijzen uit de offerte, en zet het duurste van de twee in het budget. Dan valt de eindafrekening mee. In de gratis budgetcalculator van Gaan Trouwen zien jullie welk deel van het totaal naar catering en drank gaat en wat er per gast overblijft.
