Veertig daggasten minder scheelt bij 110 euro per persoon 4.400 euro, en vaak ook een kleinere zaal. Geen enkele andere post in jullie budget zakt zo snel. Het lastige deel is beslissen wie die veertig zijn.
Reken eerst uit wat één gast kost
Neem de offerte van de cateraar en tel alles op wat per persoon wordt aangerekend: receptie, diner, drank, dessert, de stoel en het servies als die apart staan. In België en Nederland komt een daggast daarmee meestal tussen 90 en 130 euro uit, een avondgast tussen 30 en 45 euro. Dat zijn richtbedragen, jullie eigen offerte geeft het juiste cijfer.
Deel daarna het bedrag dat jullie tekortkomen door die prijs per gast. Wie 3.500 euro boven budget zit en 110 euro per daggast betaalt, moet 32 mensen schrappen, geen 40. Met dat getal voor ogen blijft de lijst niet langer krimpen dan nodig.
Kijk ook naar de drempels van de locatie. Sommige zalen rekenen een minimumaantal couverts aan, en onder de 80 of 90 gasten past het feest soms in een kleinere zaal met een lagere huurprijs. Eén telefoontje naar de locatie maakt dat duidelijk.
Schrap per categorie, niet per persoon
Wie naam per naam overloopt, eindigt in een discussie over tante Mia tegen een studiegenoot. Het gaat sneller en eerlijker met een regel die voor een hele groep geldt. Dan kunnen jullie achteraf ook zeggen dat het aan de regel lag en niet aan de persoon.
Deze vier regels leveren bij de meeste lijsten van 120 het snelst plaatsen op:
- Collega's: alleen wie jullie ook buiten het werk zien.
- Plus-ones: alleen partners die samenwonen of die jullie allebei al ontmoet hebben.
- Familie: tot en met ooms, tantes en neven en nichten, geen achterfamilie.
- Kinderen: alleen die van broers, zussen en getuigen.
Pas elke regel toe zonder uitzonderingen. Eén collega die toch mag komen terwijl drie anderen thuisblijven, levert meer gedoe op dan vier lege stoelen.
Twijfelen jullie over iemand? Vraag je af of jullie die persoon de voorbije twaalf maanden gezien of gebeld hebben. Bij "nee" hoort de naam op de avondlijst of nergens.
De avondlijst als tussenoplossing
Een gast die van het diner naar het avondfeest verhuist, kost 60 tot 85 euro minder en is er toch bij. Twintig mensen verschuiven levert dus ongeveer evenveel op als tien mensen helemaal schrappen. Voor sportclubvrienden, buren en collega's is een avonduitnodiging in België en Nederland heel gewoon.
Hou de groepen wel bij elkaar. Vijf vrienden van de voetbalploeg van wie er twee aan tafel zitten en drie pas om negen uur binnenkomen, dat valt op. Nodig de hele ploeg uit voor de avond, of de hele ploeg voor de dag.
De lijst van jullie ouders
Dragen ouders bij aan het feest, dan verwachten ze meestal ook een paar plaatsen. Geef elk ouderpaar een vast aantal, bijvoorbeeld acht stoelen, en laat hen zelf kiezen wie daarop zit. Ze strepen dan hun eigen kennissen weg en jullie hoeven niet te oordelen over de buren van dertig jaar geleden.
Doe dit gesprek voor de save-the-dates vertrekken. Een ouder die al aan de kaartclub heeft verteld dat iedereen mag komen, zit daarna zelf met een pijnlijk telefoontje.
Wat jullie zeggen tegen wie niet komt
Wie nog geen save-the-date of uitnodiging kreeg, hoeft geen uitleg. De meeste mensen weten dat een trouwfeest per stoel betaald wordt en vragen er niet naar.
Is er al iets beloofd, mondeling of op papier, bel dan zelf en doe het snel. Een zin als "we hebben het feest kleiner moeten maken dan we wilden en houden het diner bij familie en getuigen, kom je 's avonds mee vieren?" is eerlijk en laat de deur open. Stuur zoiets niet per bericht. Een telefoontje van twee minuten komt veel warmer over.
Reken niet op afzeggingen
Bij de meeste bruiloften zegt een tiende van de genodigden af, bij een feest op een vrijdag of ver van huis iets meer. Het is verleidelijk om 90 mensen uit te nodigen en op 80 te hopen. Komen ze alle 90, dan zitten jullie opnieuw 1.100 euro boven budget.
Nodig uit wat jullie kunnen betalen. Leg daarnaast een korte reservelijst aan van vijf tot tien namen, en stuur die mensen een uitnodiging zodra er afzeggingen binnenkomen. Dat lukt alleen als de antwoorddatum minstens zes weken voor het feest ligt.
Eerst het bedrag, dan de namen
Vul in de gratis budgetcalculator van Gaan Trouwen jullie totaalbudget en het aantal gasten in, en jullie zien meteen hoeveel er per stoel overblijft bij 120, 100 of 80 genodigden. Staat het aantal vast, dan kunnen jullie in de planner de gastenlijst, de avondlijst en de RSVP's bijhouden (onderdeel van het pakket Laatste loodjes, eenmalig 29 euro).
