Bij zeventig papieren uitnodigingen gaat ruim 100 euro naar postzegels, nog voor er één kaart gedrukt is. Digitaal kost een fractie daarvan, maar bereikt niet iedereen op jullie lijst even goed. Hieronder staan de bedragen, de doorlooptijden en een tussenvorm die voor veel koppels het best uitkomt.

Reken per adres, niet per gast

Een bruiloft met 120 daggasten betekent geen 120 kaarten. Koppels en gezinnen krijgen er samen één, dus je komt meestal uit op 60 tot 75 adressen. Tel er vijf extra bij voor verschrijvingen, een late toevoeging en een exemplaar dat jullie zelf bewaren.

Dat aantal bepaalt alles wat volgt. Vraag bij de drukker ook meteen de prijs voor tien kaarten meer, want bijbestellen achteraf kost per stuk een veelvoud van de eerste oplage.

Wat papier kost

Voor zeventig adressen ziet de rekening er ongeveer zo uit:

  • Drukwerk bij een online drukker: 1 tot 2,50 euro per kaart, dus 70 tot 175 euro
  • Enveloppen: 0,30 tot 0,60 euro per stuk, dus 20 tot 40 euro
  • Postzegels: rond de 1,50 euro per zending in België en iets minder in Nederland, dus zo'n 100 euro
  • Een eigen ontwerp door een grafisch vormgever of letterpress: 5 tot 10 euro per kaart, dus 350 tot 700 euro in plaats van het gewone drukwerk

Met standaard drukwerk landen jullie rond de 250 euro, met een ontwerper eerder op 500 tot 850 euro. Controleer het actuele zegeltarief bij bpost of PostNL voor je rekent, want dat stijgt bijna elk jaar.

Let op het gewicht. In Nederland dekt één zegel een brief tot 20 gram, en een dubbele kaart op dik papier met een inlegvel en een gevoerde envelop zit daar zo boven. Dan plak je er twee. In België ligt de grens voor één zegel op 50 gram, maar een vierkante of extra dikke envelop valt buiten het standaardformaat en kost meer. Leg één volledig gevulde envelop op de keukenweegschaal voor je de oplage bestelt.

Wat digitaal kost

Een uitnodiging via WhatsApp of e-mail met een zelfgemaakt beeld kost niets. Een betaald sjabloon of een uitnodigingsplatform met eigen ontwerp zit meestal tussen 20 en 100 euro, ongeacht het aantal gasten. Het verschil met papier loopt dus op naarmate de lijst langer wordt.

De kost die je niet op een factuur ziet, is tijd. Zonder gekoppelde antwoordlijst tikken jullie elke reactie uit vier kanalen over in een spreadsheet: een duimpje in WhatsApp, een mail van een tante, een telefoontje van opa en een "we zijn erbij!" op een verjaardag.

Hoe snel gasten antwoorden

Op een digitale uitnodiging komen de meeste antwoorden in de eerste dagen binnen, omdat de knop in het bericht zelf staat. Wie het bericht opent op de bank, antwoordt vaak meteen. Wie dat niet doet, vergeet het bericht even snel, en na een week zakt het aantal reacties bijna naar nul.

Papier verloopt trager en gelijkmatiger. De kaart is een paar werkdagen onderweg, blijft dan op de schouw of de koelkast staan, en het antwoord komt wanneer iemand eraan denkt. Reken op drie tot vier weken voor het grootste deel binnen is. Een antwoordkaartje met retourenvelop vertraagt dat nog, want de gast moet er zelf een zegel op plakken en langs een brievenbus lopen.

Zet daarom bij beide varianten een uiterste antwoorddatum, en leg die vijf tot zes weken voor de trouwdag. De cateraar wil het definitieve aantal meestal twee tot drie weken vooraf, en zo houden jullie tijd over om de laatste tien mensen op te bellen.

Stuur digitale uitnodigingen op een zondagavond rond acht uur. Mensen zitten dan thuis met hun agenda in de buurt, en niet op het werk tussen veertig andere meldingen.

De tussenvorm: papieren kaart, digitaal antwoord

Veel koppels sturen een papieren kaart met een QR-code of korte link naar hun trouwwebsite, waar gasten hun aanwezigheid en dieetwensen invullen. Jullie houden de kaart die op de koelkast hangt, en de antwoorden komen in één lijst terecht. Het antwoordkaartje, de retourenvelop en de tweede zegel vallen weg, wat bij zeventig adressen al gauw 130 euro scheelt.

Houd voor grootouders en gasten zonder smartphone een telefoonnummer op de kaart. Vijf telefoontjes noteren is minder werk dan zeventig antwoordkaartjes ontcijferen.

Wie het budget strak wil houden, kan ook splitsen: papier voor de daggasten, digitaal voor wie enkel naar het avondfeest komt. Avondgasten verwachten zelden een gedrukte kaart, en dat halveert bij veel koppels de oplage.

Waar jullie de antwoorden bijhouden

Welke vorm jullie ook kiezen, de antwoorden moeten op één plek samenkomen, met per gast een dieetwens en het dag- of avondgedeelte. In Gaan Trouwen zitten de gastenlijst met RSVP en de trouwwebsite in het pakket "laatste loodjes" van 29 euro, eenmalig. De takenlijst die jullie eraan herinnert wanneer de kaarten de deur uit moeten, is gratis.

Benieuwd wat de uitnodigingen betekenen naast de andere posten? Bereken jullie trouwbudget en zie hoeveel ruimte er voor drukwerk overblijft.