Je traiteur wil de definitieve aantallen tien tot veertien dagen voor de trouwdag. Dat is de enige harde deadline in dit verhaal, en daar reken je alles vanaf terug.
Zet jullie RSVP-datum daarom drie weken vóór die van de traiteur. Die drie weken zijn geen buffer voor de post, ze zijn de tijd die je nodig hebt om achter mensen aan te gaan. Want dat ga je doen.
Waarom mensen niet antwoorden
Bijna nooit uit onbeleefdheid. De kaart ligt onder een stapel post op de keukentafel. Of hij hangt aan de koelkast en is daar zo vertrouwd geworden dat niemand hem nog ziet. Of allebei de partners dachten dat de ander wel geantwoord had.
Bij oudere familie speelt vaak iets anders: een online formulier invullen voelt onwennig, en dan blijft het liggen. Bij vrienden met jonge kinderen is het meestal de babysit die nog niet rond is, waardoor ze wachten met antwoorden tot ze zeker zijn.
Dat is goed nieuws. Wie niet antwoordt, wijst jullie niet af. Die persoon heeft alleen een duwtje nodig.
Eén herinnering, en dan bellen
Stuur een week voor je deadline één korte herinnering aan iedereen die nog niet gereageerd heeft. Persoonlijk, niet in bcc naar tachtig mensen, want dan voelt niemand zich aangesproken.
Daarna stopt het mailen. Een tweede groepsmail levert bijna niets op, een telefoontje wel. Verdeel de lijst: jij belt jouw kant, je partner de zijne of hare, en je ouders bellen hun eigen generatie. Die laatste helpt enorm, want de tantes en nonkels die het formulier niet vinden, nemen wel gewoon op.
Voor wie belangrijk is en niet opneemt: een gesproken bericht werkt beter dan nog een appje. Je hoort aan de stem dat het geen verwijt is.
Wat je zegt als je belt
Hou het kort en geef ze een uitweg. Iets in de trant van: "Hey, ik ben de laatste namen aan het doorgeven aan de traiteur en jij stond er nog niet bij. Geen probleem als het niet lukt, ik wil het gewoon zeker weten."
Twee dingen doen het werk. Je noemt een concrete reden waarom je nu belt, dus het klinkt niet als aandringen. En je zegt er meteen bij dat nee ook een antwoord is, waardoor iemand die eigenlijk niet kan, het durft te zeggen in plaats van te blijven zwijgen.
Vraag aan de telefoon meteen alles wat je nodig hebt: komen ze met partner, blijven ze voor het avondfeest, en zijn er allergieën. Anders bel je twee weken later opnieuw.
Wanneer je iemand van de lijst schrapt
Op de dag na je deadline plus de belronde. Wie dan nog niet gereageerd heeft, zet je op nee en dat mag je zonder schuldgevoel doen.
Stuur wel één laatste berichtje, zodat het duidelijk is en niemand voor een verrassing staat: "We hebben de aantallen moeten doorgeven, dus we hebben je als niet aanwezig opgegeven. Laat het zeker weten als het toch nog lukt, dan kijken we wat mogelijk is."
Een "misschien" behandel je op dezelfde manier als geen antwoord. Zet die mensen op nee tot ze zelf bevestigen. Je tafelschikking maken met vijf zwevende gasten is onmogelijk, en je zit sowieso vast aan de aantallen die je hebt doorgegeven.
Wat een lege stoel kost
Bij de meeste traiteurs in België en Nederland betaal je voor een zittend diner tussen de 80 en 120 euro per couvert, en dat bedrag betaal je vanaf het moment dat je het aantal hebt bevestigd. Wie dan niet komt opdagen, kost jullie evenveel als wie wel komt.
Reken het eens door met tien onbevestigde gasten. Dat is snel duizend euro die je aan een leeg bord uitgeeft of, als je te laag doorgeeft, tien mensen die naast een stoel staan. Daarom is die belronde geen bijzaak maar een van de best betaalde uurtjes van jullie hele planning.
Maak jezelf het opvolgen makkelijk
Papieren antwoordkaartjes komen trager terug dan een formulier op je trouwwebsite, simpelweg omdat er geen postzegel bij te pas komt. Combineer gerust: een mooie kaart in de bus, met daarop een link waar mensen in dertig seconden antwoorden.
Bij Gaan Trouwen zit dat allemaal in één omgeving. Je gastenlijst, de RSVP's en jullie trouwwebsite horen bij de laatste loodjes van 29 euro, samen met de tafelschikking en het draaiboek. Budgetbeheer, waarmee je meteen ziet wat elke bevestigde gast kost, zit in de volledige planner van 75 euro. De slimme takenlijst en de stijlquiz blijven gratis.
Bel die tien mensen op een zondagavond. Een halfuur later is je gastenlijst rond.
