Een woonkamer van 35 vierkante meter, met de zetel en de salontafel tijdelijk bij de buren of in de berging, past zo'n 25 staande gasten of 12 mensen aan één lange tafel. Meer dan dat wordt een feest in de gang en de keuken, wat ook gezellig kan zijn, zolang jullie het zo plannen.
Rekenen met vierkante meters
Meet de vrije vloer, niet de hele kamer. Een kast, een piano of een eettafel die blijft staan, trek je eraf. Als vuistregel rekenen verhuurders en cateraars met ongeveer één vierkante meter per staande gast bij een receptie met hapjes, en anderhalf tot twee vierkante meter per gast aan tafel, stoelen en doorloop inbegrepen.
Een kleine keuken en een terras tellen mee als de ramen open kunnen en het weer meezit. Een slaapkamer telt niet mee, maar is de logische plek voor jassen en tassen. Zet daar een gehuurd kledingrek in, dan liggen er geen dertig jassen op jullie bed.
Zittend diner of walking dinner
Voor twaalf gasten of minder is een zittend diner aan één tafel goed te doen. Twee gehuurde klaptafels van 180 bij 80 centimeter tegen elkaar geven tien tot twaalf plaatsen, met een linnen tafelkleed dat de naad verbergt.
Boven de twaalf werkt een walking dinner beter: kleine warme gerechten die rondgaan of op een buffet klaarstaan, met statafels en een paar stoelen voor wie wil zitten. Dat vraagt minder vloer en geen tafelschikking. Een cateraar die aan huis levert, rekent voor een walking dinner grofweg 30 tot 55 euro per persoon, en wil weten hoeveel ovenruimte en stopcontacten jullie keuken heeft.
Laat de oven, de koffiemachine en de waterkoker niet op dezelfde groep draaien. In oudere appartementen springt de zekering dan net als het hoofdgerecht opgewarmd wordt. Vraag de cateraar om warmhoudboxen.
Wat jullie huren, met richtprijzen
Huurmateriaal komt meestal de dag ervoor en gaat de dag erna terug. Deze prijzen zijn richtbedragen per stuk voor een weekend in België en Nederland, exclusief levering:
- Statafel met hoes: 8 tot 15 euro.
- Klapstoel: 2 tot 5 euro.
- Klaptafel 180 bij 80: 8 tot 12 euro.
- Glazen: 0,30 tot 0,60 euro per glas, vaak per rek van 25.
- Borden en bestek: 0,40 tot 0,80 euro per stuk, vuil terugbrengen kost meestal 10 tot 20 procent extra.
- Extra koelkast of koelbox voor drank: 30 tot 60 euro.
- Kledingrek met hangers: 10 tot 20 euro.
Voor 25 gasten komt dat neer op 200 tot 400 euro aan huurmateriaal, plus 30 tot 60 euro levering per rit. Vuil terugbrengen is het geld waard: niemand wil om middernacht honderd glazen afwassen in een gootsteen van zestig centimeter.
Buren, syndicus en de lift
Een privéfeest in jullie eigen appartement heeft geen vergunning nodig. Wat wel telt, zijn de regels van het gebouw en van de gemeente. Lees het huishoudelijk reglement van de syndicus in België of de VvE in Nederland: daar staat soms iets over gebruik van de lift voor leveringen, over de gemeenschappelijke hal of over lawaai na een bepaald uur. Voor nachtlawaai heeft elke gemeente haar eigen politiereglement of APV, vaak met een grens rond 22 uur.
Steek een week op voorhand een briefje in de bus van de buren, met de datum, het uur waarop de muziek zachter gaat en een telefoonnummer. Een fles cava bij de onderburen werkt beter dan elke regel. Reserveer de lift voor de levering als dat in jullie gebouw kan, en leg een plaid of karton in de lift tegen krassen van rekken en tafels.
Toilet, garderobe en een plan voor regen
Eén toilet voor 25 gasten gaat, als er genoeg handdoeken, een extra rol papier in het zicht en een vuilbakje staan. Bij meer dan 30 gasten wordt de wachtrij merkbaar. Haal persoonlijke spullen uit de badkamer, want gasten kijken rond.
Rekenen jullie op het terras om de gasten kwijt te kunnen, maak dan een plan voor regen. Een partytent past zelden op een appartementsterras, dus de echte regenvariant is minder gasten uitnodigen of een uur korter feesten. Voor een feest in november of december zijn twaalf gasten aan tafel vaak de prettigste keuze.
Wat het jullie bespaart
Zonder zaalhuur en zonder minimumafname aan drank blijft een feest voor 25 gasten thuis vaak onder de 2.500 euro, catering, huur en drank samen. Dat is een fractie van een feestzaal, maar de kosten zitten verspreid over kleine posten die snel optellen. Met de gratis budgetcalculator zien jullie in een paar minuten wat jullie thuisfeest kost naast een gehuurde locatie.
