Een feestzaal die zaal, aperitief, diner, drankenforfait en DJ in één prijs per persoon aanbiedt, bespaart jullie al snel vijf aparte contracten en evenveel voorschotfacturen. Of het ook goedkoper is, hangt af van wat er in dat pakket zit dat jullie zelf nooit gekozen zouden hebben.
Wat een totaalpakket meestal inhoudt
In Vlaanderen en Nederland heet het een all-in formule, een arrangement of een trouwpakket. De kern is bijna altijd hetzelfde: zaalhuur, een receptie met hapjes, een diner in drie of vier gangen, een drankenforfait voor een vast aantal uren en het personeel. Sommige zalen voegen daar een DJ, basisdecoratie, een huwelijkstaart of een nachtsnack aan toe.
Wat er bijna nooit in zit: bloemen voor de ceremonie, de fotograaf, trouwkleding, vervoer en de burgerlijke plechtigheid zelf. Die leveranciers zoeken jullie dus hoe dan ook apart. Een totaalpakket brengt het aantal contracten terug van tien naar vijf of zes, niet naar één.
Waarom het voor veel koppels werkt
Het grootste voordeel is coördinatie. De cateraar kent de keuken, de DJ weet waar de stroom zit en hoe laat de muziek zachter moet, en het zaalpersoneel heeft deze avond al tientallen keren gedraaid. Als het diner twintig minuten uitloopt, schuift iedereen mee zonder dat een van jullie moet bellen.
Er is ook één aanspreekpunt. Wijzigt het aantal gasten twee weken voor de trouwdag, dan geven jullie dat één keer door in plaats van aan cateraar, verhuurder en drankleverancier afzonderlijk. En de prijs per persoon maakt het rekenen overzichtelijk: honderd gasten maal het forfait, plus de extra's, en jullie weten waar jullie staan.
Waar het wringt
Een pakket is gemaakt voor de gemiddelde bruiloft. Willen jullie een walking dinner in plaats van een zittend diner, of eigen wijn van een wijnboer uit de familie, dan kan dat vaak niet of alleen met een toeslag. Kurkengeld van enkele euro's per fles is gebruikelijk als je eigen drank meebrengt, en sommige zalen staan het helemaal niet toe.
Het tweede probleem is de huis-DJ of de vaste decorateur. Die zijn soms uitstekend, maar jullie hebben ze niet zelf gekozen. Vraag altijd naar een naam, een setlist of foto's van een recente bruiloft, en vraag of jullie mogen afwijken. Soms mag dat, met een vermindering op het pakket. Vaak niet.
Tot slot betalen jullie voor onderdelen die jullie niet gebruiken. Een nachtsnack om middernacht is overbodig als de helft van de gasten om elf uur vertrekt, maar hij staat wel in de prijs.
Zo reken je een pakket eerlijk na
Vraag de zaal om het pakket op te splitsen per onderdeel. Niet elke zaal doet dat graag, maar een goede zaal kan het. Leg die bedragen daarna naast twee losse offertes voor catering en DJ in jullie regio.
Let bij het vergelijken vooral op deze posten, want daar zitten de verschillen:
- Drankenforfait: hoeveel uur, en wat kost elk extra uur? Vier uur lijkt veel tot het feest om 21 uur begint.
- Personeel en afwas: inbegrepen of per uur aangerekend?
- Minimum aantal gasten: bij een all-in formule vaak 60 of 80 personen, ook als jullie er maar 50 uitnodigen.
- Btw: in België staat catering vaak exclusief btw in de offerte, 12 procent op eten en 21 procent op drank. Dat maakt op een pakket van 130 euro per persoon al snel 20 euro verschil.
- Uurloon na sluitingstijd: veel zalen rekenen een toeslag vanaf 1 of 2 uur 's nachts.
Tip: vraag de zaal welke drie onderdelen koppels het vaakst uit het pakket laten halen. Het antwoord vertelt jullie meteen waar de zwakke plek zit.
Voor wie het een goede keuze is
Een totaalpakket past goed bij koppels met een drukke job en weinig tijd voor coördinatie, bij klassieke bruiloften met een zittend diner, en bij wie liever een vaste prijs heeft dan tien kleinere risico's. Het past minder goed bij wie een uitgesproken stijl heeft die de zaal niet standaard levert, of bij een kleine groep die onder het minimum aantal gasten zakt.
Een tussenvorm werkt ook: de zaal en catering als pakket, en de DJ en decoratie zelf gekozen. Dan houden jullie het coördinatievoordeel waar het er het meest toe doet, in de keuken en achter de bar.
Het pakket in jullie budget
Een prijs per persoon zegt pas iets als je hem naast de rest van het budget zet. In de gratis budgetcalculator van Gaan Trouwen vullen jullie het aantal gasten en het forfait in, en zien jullie meteen hoeveel er overblijft voor fotograaf, kleding en ringen. Wie de hele planning erbij wil, met budgetbeheer en berichten naar leveranciers op één plek, doet dat in de volledige planner van 75 euro.
