Een weddingplanner per uur inhuren: advies op maat zonder volledige begeleiding

Een volledige planning door een weddingplanner kost in België en Nederland al snel 3.000 tot 6.000 euro. Dezelfde planner twee uur aan jullie keukentafel kost 120 tot 200 euro. Voor koppels die zelf willen organiseren maar op een paar punten vastlopen, is dat vaak genoeg.

Wat een uurtarief inhoudt

Veel zelfstandige weddingplanners bieden naast hun pakketten losse adviesuren aan, soms onder de naam coaching, consult of strippenkaart. Als richtprijs betalen jullie 60 tot 100 euro per uur. Vraag of dat bedrag inclusief 21 procent btw is, want planners die vooral voor bedrijven werken, rekenen vaak exclusief.

Een sessie duurt meestal anderhalf tot twee uur en kan bij jullie thuis, op kantoor of via een videogesprek. Bij een bezoek aan huis of op de locatie komt er een kilometervergoeding bij, doorgaans rond 0,40 euro per kilometer. Sommige planners verkopen de uren in een bundel van vijf of tien, met een korting van tien procent en een geldigheid tot aan jullie trouwdatum.

Wat jullie niet krijgen: iemand die offertes opvraagt, leveranciers opvolgt of op de dag zelf aanwezig is. De planner geeft advies, jullie voeren uit. Wie ook iemand op de trouwdag wil, boekt dagcoördinatie erbij. Dat is een apart pakket van ongeveer 800 tot 1.500 euro.

De drie momenten waarop een sessie het meeste oplevert

De eerste is helemaal aan het begin, binnen twee maanden na het aanzoek. Een planner die jullie regio kent, zegt in één gesprek welke locaties binnen jullie budget vallen, welke fotografen nog vrij zijn op een zaterdag in juni en in welke volgorde jullie moeten boeken. Dat scheelt weken zoeken.

De tweede is het moment vlak voor jullie de grote contracten tekenen. Leg de offertes van de locatie en de cateraar voor en vraag wat er ontbreekt. Een planner ziet in tien minuten dat het kurkgeld niet vermeld staat, dat de zaal om één uur dicht moet of dat het personeel na middernacht per uur wordt aangerekend.

De derde valt zes tot acht weken voor de trouwdag, met jullie draaiboek op tafel. Een planner die honderd trouwdagen heeft meegemaakt, weet dat een groepsfoto met 90 gasten twintig minuten duurt en geen vijf, en dat de cateraar een uur nodig heeft om de zaal om te bouwen van receptie naar diner.

Zo bereiden jullie een sessie voor

Elk kwartier dat de planner besteedt aan uitzoeken wie jullie zijn, betalen jullie mee. Stuur daarom drie dagen vooraf een mail met de trouwdatum, het aantal gasten, het totale budget en de leveranciers die al vastliggen. Voeg de offertes en het draaiboek als bijlage toe, zodat de planner die vooraf kan lezen.

Zet daaronder jullie vragen, in volgorde van belang. Vijf tot acht vragen is haalbaar in twee uur. Vragen als "wat vind jij van ons plan?" leveren weinig op. "Onze ceremonie eindigt om 15 uur en het diner begint om 19 uur, is dat te lang voor de gasten?" levert een antwoord op waar jullie iets mee doen.

Spreek af wie van jullie tijdens het gesprek noteert, of vraag of jullie het mogen opnemen. Na twee uur advies zijn jullie de helft vergeten.

Vraag aan het einde van elke sessie naar de drie dingen die de planner in jullie plaats eerst zou regelen. Dat is jullie takenlijst voor de komende maand.

Wanneer per uur niet genoeg is

Trouwen jullie in het buitenland, op een eigen terrein met tent en externe cateraar, of met meer dan 150 gasten, dan is de coördinatie zelf het werk. Advies lost dat niet op, want iemand moet de twaalf leveranciers bellen, de leveringen op elkaar afstemmen en de tentbouwer binnenlaten. Dat vraagt gedeeltelijke of volledige begeleiding.

Hetzelfde geldt als jullie allebei meer dan vijftig uur per week werken. Een bruiloft zelf organiseren kost al gauw 200 tot 300 uur, verspreid over een jaar. Een planner per uur vertelt jullie wat er moet gebeuren, maar de uren blijven van jullie.

Reken het na voor jullie boeken

Drie sessies van twee uur aan 80 euro komen op 480 euro. Op een budget van 25.000 euro is dat minder dan twee procent, en één gemiste post in een cateringofferte kost vaak meer. Vraag wel vooraf of mails en telefoontjes tussen de sessies worden aangerekend. Bij sommige planners loopt de teller per kwartier, bij andere zit een korte opvolgvraag in de prijs.

Vraag ook naar afspraken met leveranciers. Sommige planners krijgen een commissie van locaties of cateraars die ze aanbevelen. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar jullie horen het te weten voor jullie het lijstje volgen.

Weet welke stijl jullie willen voor de eerste sessie

Een planner kan pas leveranciers aanraden als die weet of jullie een lange tafel in een boomgaard voor ogen hebben of een diner in een stadspand. Koppels die dat nog niet scherp hebben, besteden het eerste uur aan zoeken naar woorden. Doe de gratis trouwstijl-quiz en neem de uitkomst mee naar het gesprek. In Gaan Trouwen stelt de AI op basis van die stijl leveranciers voor en past ze jullie takenlijst erop aan, en de takenlijst en leveranciersselectie zijn gratis.