Met het trouwboekje dat jullie op het gemeentehuis meekrijgen, kunnen jullie nergens bewijzen dat jullie getrouwd zijn. Het bewijs is de huwelijksakte, en die blijft bij de burgerlijke stand. Wie later een bank, een notaris of een buitenlandse overheid moet overtuigen, vraagt een uittreksel of afschrift van die akte op.
Wat jullie op de dag zelf meekrijgen
In België overhandigt de ambtenaar na het jawoord het trouwboekje. Daarin staan jullie namen, de datum en de gemeente, met lege bladzijden voor kinderen. Sommige gemeenten geven het gratis mee, andere rekenen er enkele tientallen euro's voor aan, soms samen met een luxere omslag. Het bedrag staat op de website van jullie gemeente bij de huwelijkstarieven.
In Nederland is het trouwboekje een keuze. Jullie bestellen het bij de melding van het voorgenomen huwelijk en betalen er meestal tussen 20 en 50 euro voor, afhankelijk van de gemeente en de uitvoering. Wie het niet bestelt, loopt met lege handen naar buiten en is toch even getrouwd.
In geen van beide landen heeft het boekje juridische waarde. Leg het bij de foto's.
De akte zelf blijft bij de burgerlijke stand
Belgische huwelijksakten worden sinds 31 maart 2019 digitaal opgemaakt in de DABS, de Databank Akten Burgerlijke Stand. De ambtenaar ondertekent de akte elektronisch. Het papier waarop jullie en de getuigen tijdens de ceremonie tekenen, is in veel gemeenten een symbolisch document voor de foto. Vraag bij jullie gemeente na hoe het daar verloopt, zodat de getuigen weten of ze hun identiteitskaart nog moeten bovenhalen.
In Nederland tekenen jullie, de getuigen en de ambtenaar de akte tijdens de ceremonie. Daarna gaat ze naar het register van de gemeente waar jullie getrouwd zijn, ook als jullie ergens anders wonen. Onthoud die gemeente, want daar vragen jullie later elk afschrift aan.
Een uittreksel of afschrift opvragen
Een afschrift is de volledige akte, een uittreksel bevat alleen de belangrijkste gegevens. Voor bijna alles volstaat een uittreksel.
Belgen downloaden het gratis via Mijn Dossier van het Rijksregister of via het e-loket van hun gemeente, met itsme of de eID. Het document heeft een elektronisch zegel en is meteen geldig. Dat werkt voor akten van na maart 2019. Oudere akten staan niet altijd in de databank, en dan vraagt de gemeente van het huwelijk ze eerst op.
Nederlanders vragen het aan bij de gemeente waar het huwelijk gesloten is, online met DigiD. Het tarief ligt landelijk vast en bedraagt rond 18 euro per exemplaar. Reken op enkele werkdagen voor de post.
Vraag geen stapel uittreksels "voor later". De meeste instanties willen een exemplaar dat niet ouder is dan drie of zes maanden.
Waarvoor jullie het nodig hebben, en waarvoor niet
Voor de belastingen, het ziekenfonds, de zorgverzekeraar en de pensioendienst hoeven jullie niets op te sturen. In België komt het huwelijk automatisch in het Rijksregister, in Nederland in de BRP, en die instanties lezen daar mee.
Een uittreksel hebben jullie wel nodig in deze gevallen:
- Een verblijfs- of visumaanvraag voor een partner met een andere nationaliteit.
- Het huwelijk laten registreren in een ander land, bijvoorbeeld het geboorteland van een van jullie.
- Een werkgever die bewijs vraagt voor het verlof rond de trouwdag (in België twee dagen klein verlet, in Nederland volgens de cao).
- Een notaris of bank in het buitenland, bij een aankoop of een erfenis.
- Een naamswijziging op een buitenlands paspoort.
Voor een Belgische of Nederlandse hypotheek kijkt de notaris zelf in de registers. Jullie eigen bank kan er wel om vragen als jullie een rekening op beide namen zetten.
Gebruik in het buitenland: meertalig uittreksel en apostille
Binnen de EU en in landen die het Verdrag van Wenen ondertekenden, volstaat een meertalig of internationaal uittreksel. Dat is hetzelfde uittreksel op een standaardformulier in meerdere talen, zodat er geen beëdigde vertaling nodig is. Vink die optie aan bij de aanvraag. In Nederland kost het evenveel als het gewone uittreksel.
Buiten die landen vraagt de overheid vaak een apostille of legalisatie. In België loopt dat via eLegalization van de FOD Buitenlandse Zaken, in Nederland via de rechtbank. Reken op een extra kost per document en een tot twee weken wachttijd. Trouwen jullie in september en vertrekt de visumaanvraag in oktober, vraag het uittreksel dan in de week na de bruiloft aan.
Waar het boekje later nog van pas komt
Bij de geboorte van een kind schrijft de gemeente het kind bij in het trouwboekje als jullie het meebrengen bij de aangifte. Verplicht is dat niet. Raakt het boekje zoek, dan kunnen jullie bij de gemeente van het huwelijk een duplicaat kopen. Aan jullie huwelijk verandert er niets, want de akte staat in het register.
Zet het op de lijst voor de week erna
Het uittreksel aanvragen is een klus van tien minuten die makkelijk blijft liggen tot er een deadline opduikt. In de gratis takenlijst van Gaan Trouwen staan zulke taken voor na de trouwdag gewoon mee in de planning, afgestemd op het land waar jullie trouwen. En wie nog aan het begin staat en eerst wil weten hoe de dag eruit moet zien, begint met de stijl.
