De meeste musea verhuren hun zalen pas na sluitingstijd, dus vaak vanaf 17 of 18 uur, en willen dat de laatste gast rond middernacht buiten staat. Wie daar vanaf de eerste afspraak rekening mee houdt, kan de rest van de dag eromheen bouwen.

Wanneer jullie er terechtkunnen

Een museum is in de eerste plaats open voor bezoekers. Een receptie of diner overdag kan alleen in een zaal die niet in het bezoekerscircuit ligt, zoals een auditorium, een binnentuin of een café dat apart afgesloten wordt. De tentoonstellingszalen zelf komen pas vrij na sluitingstijd, en op maandag, als veel Belgische en Nederlandse musea dicht zijn.

Dat maakt een maandag of een doordeweekse avond aantrekkelijk. Een vrijdag of zaterdag in mei en juni is bij de bekende stadsmusea vaak een jaar vooraf weg, ook omdat bedrijven dezelfde zalen huren voor recepties. Vraag ook naar de opbouwtijd: als de zaal om 17 uur sluit en de gasten om 19 uur komen, hebben de cateraar, de bloemist en de dj samen twee uur om alles neer te zetten.

Een kleine galerie is soepeler. Daar kan een ceremonie of receptie op een zondagnamiddag vaak gewoon, op voorwaarde dat er die week geen opening of verkoop gepland is.

Wat er niet mag in de buurt van de werken

Elk museum heeft een huisreglement voor evenementen, en dat is strenger dan wat jullie van een feestzaal gewend zijn. Vraag het op voor jullie een optie nemen. In de praktijk komen deze regels bijna overal terug: geen open vuur, dus ook geen kaarsen, alleen ledkaarsjes. Geen confetti, rijst of losse bloemblaadjes. Geen rode wijn, koffie of eten in de zalen met kwetsbare werken, en soms helemaal geen drank buiten de horecaruimte.

Daarnaast mogen jullie niets aan de muren hangen. Geen bloemenboog tegen een wand, geen schilderijhaakjes, geen plakband voor een tafelschikking. Decoratie staat vrij op de vloer, op een minimale afstand van de werken die het museum zelf bepaalt, vaak een meter of anderhalve meter.

Ook geluid is een punt. Trillingen van een bassen-installatie zijn slecht voor sommige kunstwerken en voor oude gebouwen, dus veel musea leggen een maximaal geluidsniveau op of laten het dansfeest alleen toe in een aparte ruimte.

De verzekering

Een museum vraagt bijna altijd dat de organisator een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid heeft die schade aan het gebouw en de collectie dekt. Een gewone familiale verzekering dekt dat zelden voor een feest van 100 gasten in een gehuurde ruimte. Vraag bij jullie verzekeraar naar een evenementenpolis voor één dag; die kost meestal enkele tientallen tot een paar honderd euro, afhankelijk van het aantal gasten en het verzekerde bedrag dat het museum eist.

Kijk ook naar de verzekering van jullie leveranciers. Een cateraar of dj die regelmatig in musea werkt, heeft vaak al een polis die dat dekt en kan een attest bezorgen. Het museum vraagt dat attest soms een maand vooraf op.

Tip: vraag het museum welk bedrag de aansprakelijkheidsverzekering minstens moet dekken. Dat cijfer hebben jullie nodig voor de offerte van de verzekeraar.

Wat het kost

De zaalhuur verschilt sterk per museum. Een klein stedelijk museum of een privégalerie vraagt soms een paar honderd euro voor een avond, een groot kunstmuseum in Antwerpen, Gent of Amsterdam enkele duizenden. Daarbovenop komen kosten die een feestzaal meestal in de prijs steekt:

  • Suppoosten of bewaking na sluitingstijd: per persoon per uur, vaak twee tot vier mensen voor een avond
  • Schoonmaak na het feest
  • Verplichte huiscateraar, of een toeslag als jullie een eigen cateraar meebrengen
  • Verhuur van tafels, stoelen en verlichting, want veel musea hebben die niet
  • De evenementenverzekering

Vraag een offerte waarin al die posten apart staan. Zo zien jullie meteen of het museum duurder of goedkoper uitkomt dan een feestzaal met alles inbegrepen.

Wettelijk trouwen in een museum

In België kan het burgerlijk huwelijk sinds 2019 ook buiten het gemeentehuis, maar alleen op een locatie die de gemeente daarvoor aangeduid heeft. Sommige steden hebben een museum op die lijst staan, de meeste niet. In Nederland kiezen jullie vrijer, zolang de gemeente akkoord gaat en de ruimte publiek toegankelijk is tijdens de ceremonie. Vraag het bij de dienst burgerzaken na voor jullie het museum boeken. Anders trouwen jullie wettelijk in het gemeentehuis en houden jullie in het museum een symbolische ceremonie.

Fotograaf en gasten voorbereiden

Bespreek met de fotograaf of flitsen mag bij de werken; in veel zalen niet. Een fotograaf die met beschikbaar licht werkt, is hier in het voordeel. Zet ook in de uitnodiging dat het om een museum gaat, met de praktische afspraken erbij: waar de vestiaire is, dat er buiten de feestzaal niet gedronken wordt, en vanaf welk uur de deuren opengaan.

In een museum hoeft er weinig decoratie bij, want de werken aan de muur zijn het decor. Twijfelen jullie of zo'n strakke, artistieke stijl bij jullie past? De AI van Gaan Trouwen gebruikt jullie stijl om leveranciers voor te stellen die erbij passen, en de quiz is de snelste manier om die stijl te vinden. Doe de gratis trouwstijl-quiz