Een huwelijk kan in één namiddag klaar zijn: om 11 uur getekend in de trouwzaal, om 12.30 uur aan tafel met twaalf mensen, om vier uur weer thuis. De planning van zo'n dag verloopt helemaal anders dan die van een feest met 130 gasten, en op één punt is ze zelfs lastiger: kiezen wie er aan tafel zit.
Wat je bij de gemeente wél nog regelt
De administratie verandert niet omdat jullie geen feest geven. In België doen jullie aangifte van het huwelijk bij de gemeente waar een van jullie woont, en tussen die aangifte en de trouwdag moeten minstens veertien dagen zitten. De aangifte blijft zes maanden geldig, dus te vroeg langsgaan werkt tegen jullie. In Nederland heet het de melding voorgenomen huwelijk: minimaal twee weken vooraf, maximaal een jaar.
Getuigen zijn in België sinds 2013 optioneel, jullie mogen er nul tot vier hebben. In Nederland zijn er minstens twee nodig en maximaal vier. Wie geen getuigen meebrengt in Nederland, kan er bij de meeste gemeenten voor ongeveer 30 euro per persoon lenen: een ambtenaar staat dan naast jullie.
Vraag bij de aangifte meteen welke zalen er zijn. Veel gemeentehuizen hebben een kleine spreekkamer voor een handvol mensen en een grote raadzaal. Met twaalf gasten kom je vaak in de tweede, en die is meestal mooier.
De trouwzaal kost meer dan je denkt, of net niets
Gemeenten rekenen sterk verschillende bedragen. Een huwelijk op een doordeweekse voormiddag is in veel Belgische en Nederlandse gemeenten gratis of kost een symbolische retributie. Zodra je een zaterdag wilt, of een uur buiten de standaardmomenten, loopt het op: bedragen tussen 150 en 700 euro zijn niet uitzonderlijk, afhankelijk van de gemeente en het tijdstip. Het trouwboekje komt daar apart bij, meestal tussen 20 en 50 euro.
Bel of mail de dienst burgerlijke stand en vraag naar het retributiereglement voor huwelijken. Dat is een openbaar document en het verschil tussen vrijdag 11 uur en zaterdag 14 uur staat er zwart op wit in.
Een restaurant boeken voor twaalf: vraag naar de tafel, niet naar de zaal
Twaalf mensen is een lastig getal. Het is te veel voor een gewone tafel en te weinig voor een privézaal met minimumbesteding. Wat wel werkt: bel het restaurant en vraag of ze één lange tafel kunnen zetten in een rustiger deel van de zaal, en of ze op dat uur een vast menu willen draaien in plaats van à la carte.
Een vast driegangenmenu met aangepaste wijnen zit in België en Nederland vaak tussen 55 en 95 euro per persoon. Voor twaalf mensen betekent dat grofweg 700 tot 1.150 euro, inclusief aperitief. Vraag of er een aparte ruimte is voor het aperitief, zodat jullie na de ceremonie nog even met iedereen kunt praten voor het eten begint.
Sommige zaken vragen bij een groep vanaf tien personen een voorschot en een definitief aantal 48 uur op voorhand. Zet dat in je agenda, want het is meestal de enige deadline in de hele planning.
De gasten kiezen is het moeilijkste deel
Twaalf plaatsen, inclusief jullie twee, dus tien stoelen te verdelen. Met twee sets ouders zitten er al vier vast. Broers en zussen met partner erbij en de lijst is vol voor je bij vrienden bent.
Wees duidelijk tegen wie er niet bij is, en wees het vroeg. Vertel dat jullie met twaalf aan tafel gaan, waarom, en wanneer jullie hen wel zien. Wie achteraf via Instagram ontdekt dat het huwelijk al geweest is, voelt zich gepasseerd. Wie het twee maanden vooraf van jullie zelf hoort, meestal niet.
Plan eventueel een borrel een paar weken later, in een café of thuis, waar de rest wel bij is. Dat mag heel simpel: bubbels, wat te eten, geen programma.
Waar je het budget dan wel aan besteedt
Wat je aan een zaal en 130 couverts niet uitgeeft, mag ergens anders naartoe. Twee posten leveren bij dit formaat het meeste op.
Een fotograaf voor drie of vier uur, van het klaarmaken tot het dessert, kost in België en Nederland ruwweg 700 tot 1.400 euro. Bij twaalf gasten maakt die fotograaf geen groepsfoto's van tafels, maar echte portretten van iedereen die er is. Dat is precies wat je overhoudt.
En het eten. Bij honderd gasten is een sterrenrestaurant onbetaalbaar, bij twaalf niet. Een menu dat op een gewone zaterdag buiten jullie budget zou vallen, past hier binnen dezelfde totaalprijs als een middelmatig buffet voor een grote groep.
Zo houd je het overzicht
Een klein huwelijk heeft nog steeds een volgorde: aangifte, zaal reserveren, restaurant boeken, mensen inlichten, kleren, ringen, timing van de dag. Bij Gaan Trouwen zet de AI die stappen op jullie datum, en die takenlijst is en blijft gratis. De stijlmatch doet de rest: welk restaurant, welke fotograaf en welke sfeer bij jullie past, ook als de hele gastenlijst op één tafel past.
Met twaalf mensen aan één tafel hebben jullie aan het eind van de dag met iedereen echt gepraat. Op een bruiloft met 130 gasten lukt dat zelden.
