Kies de nieuwe datum pas nadat de zaal en jullie twee moeilijkst te vervangen leveranciers hem bevestigd hebben. Wie eerst de gasten inlicht en dan ontdekt dat de fotograaf die zaterdag al bezet is, stelt een tweede keer uit.
Eerst drie data, dan pas één
Vraag de locatie om drie vrije data in de periode die jullie voor ogen hebben. Stuur die drie dezelfde dag naar de leveranciers die jullie niet kwijt willen, meestal de fotograaf, de cateraar en de band of dj. Geef een antwoordtermijn van vijf dagen, want de zaal houdt een optie zelden langer dan een week of twee vast.
Valt er op alle drie de data iemand af, weeg dan af wie het makkelijkst te vervangen is. Een vrijdag of zondag lost het vaak op: daarop zijn leveranciers die op zaterdag volgeboekt zitten wel vrij, en de zaalhuur ligt lager.
Wat er met contracten en voorschotten gebeurt
Leg elk contract naast de nieuwe datum en zoek de zin over verplaatsen. Staat er niets, vraag dan een schriftelijke bevestiging met drie punten: het betaalde voorschot schuift mee, de oorspronkelijke prijs blijft gelden of wordt met een genoemd percentage geïndexeerd, en de nieuwe datum vervangt de oude. Een mail met "is genoteerd" is geen bevestiging van de prijs.
Reken op prijsstijgingen als de nieuwe datum in een ander kalenderjaar valt. Cateraars passen hun prijslijst meestal in januari aan, en op een menu van 85 euro per gast is 4 procent bij 90 gasten ruim 300 euro. Leveranciers die niet mee kunnen naar de nieuwe datum vallen onder hun annulatievoorwaarden: vraag wat ze terugbetalen voor jullie een vervanger boeken.
De papieren bij de gemeente
In België mag het huwelijk voltrokken worden vanaf de veertiende dag na de huwelijksaangifte en tot zes maanden daarna. Valt de nieuwe datum buiten die termijn, dan doen jullie een nieuwe aangifte bij de burgerlijke stand. In Nederland is de melding van het voorgenomen huwelijk een jaar geldig. Verschuiven jullie binnen dat jaar, dan volstaat het om de datum bij de gemeente te wijzigen.
Bel in beide gevallen eerst naar de gemeente. Het uur op het gemeentehuis of de trouwambtenaar moet opnieuw gereserveerd worden, en populaire zaterdagen zijn er even snel weg als bij een feestzaal. Check ook de geldigheid van buitenlandse akten of vertalingen als een van jullie niet in België of Nederland geboren is.
De gasten: één bericht, twee keer
Stuur een kort bericht zodra de datum vaststaat, per mail of in de groepschat, met drie dingen: de nieuwe datum, dat de locatie dezelfde blijft (of niet), en dat er later een nieuwe uitnodiging volgt. Gasten uit het buitenland en wie een hotelkamer boekte, krijgen het als eersten. Vraag de locatie of het hotel of de kamerreserveringen mee kunnen verschuiven.
De echte uitnodiging gaat zoals gewoonlijk acht tot tien weken vooraf de deur uit, met een nieuwe antwoorddatum. Ga ervan uit dat de lijst verandert: bij een uitstel van een jaar zijn er koppels uit elkaar, baby's bij en mensen verhuisd. Oude bevestigingen tellen niet meer.
Tip: laat geen nieuwe kaarten drukken voor het eerste bericht. Een trouwwebsite met de nieuwe datum en een mail volstaan, de gedrukte uitnodiging komt later.
Wat blijft en wat jullie opnieuw bekijken
Wat al beslist is, blijft beslist. De ringen, het menu, de muziek voor de ceremonie en de tafelschikking in grote lijnen hoeven niet opnieuw op tafel. Verschuift de datum naar een ander seizoen, loop dan na wat daarvan afhangt: pioenen zijn er in mei en juni maar niet in oktober, een ceremonie buiten om 17 uur is in november al donker, en een linnen pak of een mouwloze jurk vraagt in de winter om een extra laag.
Plan de laatste pasbeurt van jurk en pak opnieuw in, vier tot zes weken voor de nieuwe datum. Kleding die een jaar in de hoes hing, past niet altijd meer zoals bij de eerste pasbeurt.
Een nieuwe tijdlijn in één avond
Zet alle deadlines die aan de oude datum hingen op een rij en tel terug vanaf de nieuwe: saldo's van leveranciers, het definitieve gastenaantal voor de cateraar (meestal tien tot veertien dagen vooraf), de uitnodigingen, de proefsessie bij de kapper. In de gratis takenlijst van Gaan Trouwen vullen jullie de nieuwe trouwdatum in en werken jullie de taken van daaruit weer af. Gasten en RSVP opnieuw bijhouden zit in het pakket van 29 euro.
Is het seizoen veranderd en twijfelen jullie of de kleuren en de sfeer nog kloppen, dan is de stijlquiz een snelle check.
