Om 2 uur 's nachts stopt de muziek, en om 3 uur staan jullie getuigen nog tafellopers op te vouwen en kaarsvet van een eiken tafel te krabben. Dat gebeurt bij veel bruiloften, omdat niemand vooraf heeft vastgelegd wie wat afbreekt.
Wanneer mag je binnen?
Kijk in het contract naar het uur waarop jullie de zaal krijgen, niet alleen naar het uur waarop de gasten komen. Veel locaties in België en Nederland geven op de trouwdag pas toegang vanaf 10 of 11 uur, omdat de avond ervoor nog een ander feest liep. Een bloemist heeft voor een ceremonieboog en twaalf tafelstukken al snel drie uur nodig, een band rekent op anderhalf tot twee uur voor opbouw en soundcheck.
Een ceremonie om 14 uur met opbouw vanaf 11 uur is dus krap maar haalbaar. Een ceremonie om 12 uur is dat niet. Vraag of de zaal de avond ervoor vrij is en wat een extra opbouwmoment kost. Sommige locaties vragen er niets voor, andere rekenen een halve dag zaalhuur.
Tot hoe laat mag het feest duren?
Het sluitingsuur staat in het contract, maar ook de regels rond geluid tellen. In Vlaanderen gelden de Vlarem-normen voor muziek, en veel feestzalen hebben een geluidsbegrenzer die de stroom op de dansvloer afsluit als het te luid wordt. In Nederland legt de gemeente via de APV vaak een eindtijd voor muziek op, zeker bij locaties in of vlak bij een woonwijk. Vraag de zaal welke eindtijd voor hen geldt.
Let op het verschil tussen "einde muziek" en "zaal leeg". Een locatie die de muziek om 2 uur stopt, wil vaak om 2.30 uur de laatste gasten buiten. Wie tot 4 uur wil dansen, betaalt per extra uur. Reken op 150 tot 500 euro per uur voor de zaal, plus de overuren van het bedienend personeel en van jullie dj of band.
Wie breekt wat af?
Maak voor de trouwdag een lijst van alles wat niet van de zaal is, en zet bij elk ding een naam. Huurmateriaal van een verhuurbedrijf, zoals stoelen, lantaarns of een lounge-set, wordt meestal door dat bedrijf zelf opgehaald, vaak pas op maandag. Vraag dan of de zaal het zo lang wil bewaren.
Bij de rest ligt het anders. Wat jullie zelf gekocht of geleend hebben, moet door iemand in een auto. Dat zijn de gastenboek-tafel, de naambordjes, de foto's van de ouders, de fotohoek-achtergrond, de lege kaartendoos (die met de enveloppen erin mag nooit op de zaal blijven staan) en de restjes taart. Een halve bestelwagen is niet overdreven.
Een verdeling die vaak goed werkt:
- De zaal of cateraar: tafels afruimen, vaat, glazen, afval, de ruimte vegen
- Het verhuurbedrijf: eigen materiaal ophalen op de afgesproken dag
- De bloemist: vazen en grote bloemstukken, als dat in de offerte staat
- Twee aangeduide vrienden of familieleden: persoonlijke spullen, cadeaus, kaartendoos, taart
- Jullie zelf: niets, behalve naar huis gaan
Wat staat er in de kleine lettertjes?
Lees de clausules over schoonmaak voor jullie tekenen. Veel zalen rekenen extra schoonmaakkosten als er confetti, glitter of rijst gebruikt is, of als er kaarsvet op tafels of vloer zit. Bedragen van 100 tot 250 euro zijn niet ongewoon. Sommige locaties laten alleen kaarsen in glas toe.
Kijk ook of de waarborg afhangt van de staat waarin de zaal wordt achtergelaten, en wie dat controleert. Vraag of er de volgende ochtend een moment is om vergeten spullen op te halen, en tot hoe laat. Op een zondag om 10 uur met een kater een kasteelhoeve leegruimen is geen fijne start van jullie eerste dag als getrouwd koppel.
Tip: leg een lege, gelabelde doos per persoon klaar bij de uitgang, met hun naam en wat erin moet. Om 2 uur 's nachts denkt niemand nog na, maar een doos met "Sarah: naambordjes en gastenboek" vult zichzelf.
Opbouw en afbouw in jullie draaiboek
Zet opbouw en afbouw als aparte blokken in het draaiboek, met uren en namen, en stuur dat naar alle leveranciers. Een dj die weet dat de zaal om 2.30 uur leeg moet, begint zijn laatste nummer niet om 2.25 uur. Een cateraar die weet dat de taart mee naar huis gaat, pakt hem in in plaats van hem weg te gooien.
In de gratis versie van Gaan Trouwen zetten jullie deze taken op de takenlijst. Het draaiboek voor de dag zelf zit in het pakket "laatste loodjes" van 29 euro, en wie ook de berichten met leveranciers en het budget op één plek wil beheren, neemt de volledige planner van 75 euro. Wie wil weten wat die extra uren en schoonmaakkosten met het totaal doen, begint met een eerste raming:
