Laat gasten hun kamer zelf boeken en betalen, rechtstreeks bij de locatie of het hotel. Zodra jullie de kamers op eigen naam reserveren en later geld gaan terugvragen, zijn jullie drie maanden lang boekhouder voor tachtig mensen.
Een kamerblok in plaats van losse reservaties
De meeste locaties en hotels werken met een optie op een aantal kamers, een kamerblok. Jullie spreken een aantal kamers en een prijs af, en gasten boeken met een code of via een aparte link. De vraag die ertoe doet: tot wanneer blijven die kamers vastgehouden? Vaak is dat zes tot acht weken voor de datum. Daarna gaan de niet-geboekte kamers terug in de gewone verkoop, tegen de gewone prijs.
Vraag ook of jullie aansprakelijk zijn voor kamers die niet geboekt raken. Bij een optie zijn jullie dat meestal niet, bij een garantiecontract wel. Dat verschil staat in één zin in het contract, dus lees hem.
Exclusief afhuren: een ander verhaal
Huren jullie een hoeve, kasteel of vakantiedomein volledig af, dan horen de kamers vaak verplicht bij de huur. Soms zit een minimumaantal overnachtingen in de prijs, soms het hele gebouw voor twee nachten. Dan betalen jullie de locatie en moeten jullie zelf beslissen of gasten iets bijdragen.
Kies dan voor een vaste prijs per kamer die jullie al in de uitnodiging vermelden, en laat gasten die overschrijven vóór een bepaalde datum. Een bedrag dat pas achteraf gevraagd wordt, voelt als een factuur na een feest.
Wat er op de rekening komt naast de kamer
De kamerprijs is zelden alles. Reken op deze posten, zodat jullie gasten er niet door verrast worden:
- Toeristen- of verblijfsbelasting: per persoon per nacht, het bedrag verschilt per gemeente.
- Ontbijt: soms inbegrepen, soms 15 tot 25 euro per persoon extra.
- Late check-out: handig na een feest tot drie uur 's nachts, maar vaak betalend.
- Extra bed of kinderbed: vraag naar de prijs en het aantal dat beschikbaar is.
- Schoonmaak- of eindkosten: vooral bij vakantiedomeinen die jullie volledig afhuren.
Zet de totaalprijs per kamer in de info voor gasten, niet alleen de kale kamerprijs.
Wie slaapt waar
Bij een beperkt aantal kamers op de locatie zelf beslissen jullie wie er eerst aan de beurt is. Een logische volgorde: ouders en grootouders, gasten die van ver komen, dan gasten met kleine kinderen. Vrienden uit de buurt kunnen perfect in een hotel op tien minuten rijden slapen, als er een taxi of pendelbus geregeld is.
Leg de kamerverdeling vast in één lijst die de locatie ook krijgt. Stuur die niet via vijf verschillende berichten door, want dan boekt de receptie op basis van het bericht dat ze als laatste las.
Tip: vraag de locatie of het ontbijt de volgende ochtend als brunch kan, van tien tot half twaalf. Wie om vier uur ging slapen, haalt het ontbijt van acht uur niet, en een late brunch met iedereen samen is vaak het gezelligste moment van het weekend.
De info die gasten nodig hebben
Gasten willen vier dingen weten: waar ze kunnen slapen, hoeveel het kost, hoe ze boeken en tot wanneer. Zet dat op één plek, met de boekingscode en de uiterste datum erbij. Een trouwwebsite is daar het handigste voor, omdat jullie hem kunnen aanpassen als er iets verandert. De trouwwebsite zit bij Gaan Trouwen in het pakket "laatste loodjes" van 29 euro, samen met de gastenlijst en RSVP. Vraag in dezelfde ronde als de RSVP of gasten blijven slapen, dan hebben jullie beide antwoorden tegelijk.
Hoeveel kost het jullie zelf?
Dat hangt af van de keuze tussen een kamerblok, waarbij gasten zelf betalen, en een volledig afgehuurde locatie, waarbij de kamers op jullie rekening staan. Bij een exclusieve huur van twee nachten kan de overnachting een van de grootste posten van jullie budget worden. Zet het bedrag naast de rest van jullie kosten voor jullie tekenen, dan weten jullie of gasten iets moeten bijdragen en hoeveel.
