Een portfolio van dertig foto's toont de dertig beste beelden van tien bruiloften. Wat jullie terugkrijgen, is een galerij van 400 tot 800 foto's van één dag. Vraag dus altijd minstens twee volledige reportages voor jullie boeken, zeker als jullie de fotograaf alleen via een scherm leren kennen.
Waarom op afstand boeken vaak gebeurt
Veel goede fotografen in Vlaanderen en Nederland werken in een straal van 150 kilometer of meer, en de meest gevraagde zijn op zaterdagen van mei tot september een jaar of langer vooruit volgeboekt. Wie in Gent woont en een fotograaf uit Utrecht wil, rijdt niet heen en weer voor een kennismaking van een uur. Een videogesprek is dan gewoon praktisch.
Het nadeel is dat je minder voelt hoe iemand zich in een ruimte gedraagt. Dat compenseren jullie met beter huiswerk vooraf en scherpere vragen tijdens het gesprek.
Vraag twee volledige reportages, en kijk ze echt door
Vraag een reportage van een bruiloft die op jullie dag lijkt: hetzelfde seizoen, een vergelijkbare locatie, ongeveer even veel gasten. Een fotograaf die mooie zomerfoto's in een tuin maakt, moet ook kunnen werken in een donkere feestzaal in november.
Let bij het doorkijken op vier momenten waar het vaak misgaat. Het binnenkomen in het gemeentehuis, waar het licht slecht is en alles snel gaat. De groepsfoto's, waar je ziet of iedereen scherp en met open ogen staat. Het diner bij kaarslicht. En de eerste dans, met bewegende mensen en gekleurde spots. Zijn die vier goed, dan is de rest het meestal ook.
Het videogesprek: wat je wilt horen
Plan het gesprek voor een moment waarop jullie allebei rustig thuis zijn, met de camera aan. Een fotograaf die zelf de camera uitzet of vanuit de auto belt, geeft al een eerste antwoord.
Stel open vragen in plaats van ja-neevragen. Niet "Kunnen jullie met slecht licht werken?", maar "Wat doe je als de ceremonie in een donkere trouwzaal is waar flitsen niet mag?" Vraag hoe de fotograaf groepsfoto's regelt met een familie van veertig mensen, en wie dan de namen afroept. Vraag naar een bruiloft waar iets misliep en wat er toen gebeurde. Een concreet verhaal zegt meer dan een belofte.
Let ook op wat er terug gevraagd wordt. Een goede fotograaf wil weten hoe jullie dag loopt, wie belangrijk is, wat jullie niet willen. Wie alleen over pakketten en prijzen praat, denkt minder mee.
Vraag of jullie na het gesprek een paar dagen mogen nadenken en of de datum zo lang vrij blijft. De meeste fotografen houden een optie 3 tot 7 dagen vast. Wie meteen een voorschot wil, zet onnodig druk.
Het contract nalezen
Op afstand boeken betekent dat het contract alles moet zeggen wat anders in een gesprek aan tafel blijft hangen. Controleer deze punten zwart op wit:
- Levertermijn: hoeveel weken na de trouwdag jullie de galerij krijgen. Zes tot twaalf weken is gebruikelijk.
- Back-up: of er met twee geheugenkaarten tegelijk gefotografeerd wordt en hoe lang de bestanden bewaard blijven.
- Vervanging: wat er gebeurt als de fotograaf ziek is, en of de vervanger een naam heeft.
- Voorschot en annulering: hoeveel jullie terugkrijgen bij uitstel of annulering, en tot wanneer.
- Uren en reiskosten: vanaf welk uur extra tijd aangerekend wordt en hoeveel kilometervergoeding er bijkomt.
Een voorschot van 25 tot 50 procent is normaal. Betaal het via overschrijving naar een rekening op naam van de fotograaf of het bedrijf, en kijk het btw- of KvK-nummer na in de KBO of het Handelsregister.
Een kennismaking die wel live kan
Is er een verlovingsshoot in het pakket, dan is dat het moment om elkaar alsnog in het echt te zien. Plan die liefst drie tot zes maanden voor de trouwdag. Jullie wennen aan de camera, de fotograaf leert hoe jullie bewegen, en wie na die shoot twijfelt, heeft nog tijd om erover te praten.
De vrije leveranciersselectie in Gaan Trouwen helpt om fotografen te vinden die bij jullie stijl passen, ook buiten jullie eigen regio. Weten jullie nog niet goed welke beeldstijl jullie zoeken, documentair, fine art of klassiek, begin dan met de trouwstijl-quiz.
