Bij een budget van 25.000 euro is 20 procent te veel 5.000 euro, en die vinden jullie niet terug door goedkopere servetten te kiezen. Het geld zit in een handvol posten die nog niet getekend zijn, en in de prijs per gast.

Eerst scheiden wat vastligt en wat nog open is

Neem jullie budgetoverzicht en zet naast elke post één van drie labels: getekend, aanbetaald of nog open. Halverwege een planning van een jaar zijn de zaal, de cateraar en de fotograaf meestal getekend. Bloemen, decoratie, de taart, drukwerk, vervoer en vaak de dj staan nog open.

Tel daarna alleen de open posten op. Is dat 8.000 euro en moet er 5.000 af, dan weten jullie meteen dat besparen op drukwerk niet volstaat. Die rekensom voorkomt dat jullie weken onderhandelen over een bedrag van 150 euro terwijl het probleem dertig keer zo groot is.

De prijs per gast is de grootste knop

Bij de meeste bruiloften gaat de helft tot twee derde van het budget naar eten, drinken en de zaal, en die kosten tellen per persoon. Een dinergast kost met drank al snel 100 tot 130 euro, een avondgast 30 tot 45 euro. Wie tien gasten van het diner naar de avond verschuift, wint daarmee 700 tot 900 euro, zonder dat iemand van de lijst verdwijnt.

Kijk in het contract van de cateraar wanneer het definitieve aantal vastligt. Veel zalen en cateraars in België en Nederland vragen het pas twee tot drie weken voor de datum, vaak met een minimum dat jullie bij het tekenen hebben afgesproken. Zolang jullie boven dat minimum blijven, kost een kleiner diner niets extra.

Wat de open posten nog opleveren

Een ruwe verdeling van waar 5.000 euro vandaan kan komen bij een feest voor 100 gasten:

  • Bloemen en decoratie: 800 tot 1.500 euro, door seizoensbloemen te kiezen en de ceremoniebloemen mee te nemen naar de zaal.
  • Drankformule: 600 tot 1.200 euro, door na middernacht over te schakelen op bier, fris en wijn in plaats van een open bar.
  • Dj en muziek: 300 tot 600 euro, met een dj die alleen het avondfeest doet en een playlist tijdens het diner.
  • Taart en dessert: 300 tot 500 euro, met een kleine ceremonietaart en plaattaart uit dezelfde keuken.
  • Vervoer: 200 tot 500 euro, met een eigen of geleende wagen in plaats van een gehuurde oldtimer.
  • Diner naar avond voor tien gasten: 700 tot 900 euro, zie hierboven.

Samen halen jullie zo 2.900 tot 5.200 euro. Niet elke regel past bij jullie, en dat hoeft ook niet: kies de drie die het minst pijn doen.

Getekende contracten heronderhandelen

Een getekend contract openbreken lukt zelden, maar het pakket aanpassen wel. Een fotograaf die tien uur is geboekt, zakt vaak graag naar acht uur als jullie het vroegere uur van de voorbereidingen schrappen. Een cateraar wil soms een ander hoofdgerecht of een ander dessertformaat bespreken, zolang de datum blijft staan.

Stel de vraag schriftelijk en concreet: "kunnen we van het pakket van 3.200 euro naar het pakket van 2.600 euro, en wat valt er dan weg?" Lees ook de annulatievoorwaarden na voor jullie iets schrappen, want sommige leveranciers houden de aanbetaling in als een dienst volledig vervalt.

Tip: vraag bij elke leverancier die nog open staat twee offertes op, één voor wat jullie willen en één voor wat het minimum is. Het verschil tussen die twee is jullie speelruimte.

Lenen of aanvullen, en het gesprek daarover

Een persoonlijke lening of een kredietkaart om het gat te dichten is een keuze die jullie na de bruiloft nog jaren meedragen. Spreek eerst af of jullie extra sparen tot de datum: wie nog acht maanden heeft, legt met 300 euro per maand samen 2.400 euro opzij, en dan moet er nog maar de helft bespaard worden.

Praat ook met elkaar over waar het geld naartoe moet. Vaak blijkt de ene partner aan de bloemen te hechten en de andere aan de band. Wie dat weet, schrapt sneller en met minder ruzie.

Bijhouden na de correctie

Na het rechtzetten begint het bijhouden opnieuw: elke meerprijs, elk voorschot en elke btw-regel komt in het overzicht, met de datum waarop hij betaald moet worden. Het budgetbeheer in het volledige plan van Gaan Trouwen (75 euro, eenmalig) houdt dat per leverancier bij en laat zien hoeveel er nog open staat. Willen jullie eerst zien hoe jullie bedrag zich zou moeten verdelen over zaal, eten, kleding en de rest? Bereken jullie trouwbudget