De gebruikelijke afspraak in België en Nederland is eenvoudig: de getuigen of beste vrienden organiseren, en de deelnemers betalen samen het deel van wie gaat trouwen. Het loopt vooral mis wanneer niemand dat hardop zegt.
Wie neemt het initiatief
Meestal nemen de getuigen het op zich, of de vriend of vriendin die het best kan plannen. Wie gaat trouwen, organiseert het niet zelf, maar mag wel iets doorgeven. Een lijstje met wie er zeker bij moet zijn, met telefoonnummers erbij, bespaart de organisator veel speurwerk, zeker als vrienden van de middelbare school en collega's elkaar nog nooit gezien hebben.
Zeg ook wat er niet mag. Geen stripper, geen podium, geen sterke drank omdat je zwanger bent of medicatie neemt: het blijft een verrassing, maar binnen grenzen die de hoofdpersoon zelf trekt. De organisator is daar meestal blij mee, want gissen naar wat iemand gênant vindt is het lastigste deel van de klus.
Wanneer plan je het
Vier tot acht weken voor de trouwdag is het gangbare venster. Dichter bij de bruiloft botst het met de laatste pasbeurt en de laatste afspraken met leveranciers, en niemand wil de week voor het trouwfeest nog bekomen van een lange nacht.
Prik de datum ongeveer drie maanden op voorhand. In mei en juni zitten de zaterdagen van dertigers vol met andere bruiloften, communies en tuinfeesten. Stuur een online datumprikker met twee of drie concrete opties in plaats van een open vraag wie wanneer kan, want op een open vraag antwoordt de helft van de groep nooit.
Wat het mag kosten
Leg het budget vast voor er een activiteit gekozen wordt, niet erna. Dit zijn ruwe richtbedragen per persoon, inclusief eten en drank:
- Een namiddag met een activiteit en een etentje in de buurt: 60 tot 120 euro.
- Een dag in een andere stad zoals Gent, Antwerpen of Maastricht, met de trein: 100 tot 180 euro.
- Een weekend in een vakantiehuis in de Ardennen of aan zee: 200 tot 350 euro, afhankelijk van het seizoen.
- Een citytrip met het vliegtuig: al snel 400 euro of meer.
Zet het bedrag in het eerste bericht aan de groep, bijvoorbeeld "we mikken op ongeveer 90 euro per persoon". Dan kan wie net een huis kocht of nog studeert eerlijk afhaken voor er iets geboekt is. Een weekend weg is voor een deel van de groep te duur; een avond erbij waar iedereen kan aansluiten, lost dat vaak op.
Wie betaalt het deel van de hoofdpersoon
De hoofdpersoon betaalt niets, de rest verdeelt diens kosten. Bij tien betalende deelnemers en een dag van 100 euro komt er zo 10 euro per persoon bij. Vermeld dat meteen in het eerste bericht, dan staat niemand achteraf voor een verrassing.
Laat één persoon alles voorschieten en vraag daarna een terugbetaling via Payconiq in België of een Tikkie in Nederland, met een termijn van een week. Wie vooraf een voorschot van de helft vraagt, zit bij een annulatie van de activiteit niet zelf met de kosten.
Leuk voor een gemengde groep
De groep bestaat vaak uit mensen die weinig gemeen hebben behalve de hoofdpersoon: een schoonzus, twee collega's, een vriendin uit de studententijd. Kies een activiteit waarin niemand uitblinkt of afgaat, zoals een kookworkshop, keramiek draaien of een escape room met gemengde teams. Plan de drank na de activiteit, niet ervoor.
Bouw ook een natuurlijk vertrekmoment in. Wie om elf uur naar huis wil, vertrekt na het dessert zonder dat het opvalt, terwijl de rest nog doorgaat naar een café. En spelletjes over het koppel werken het best als de partner vooraf een paar antwoorden en foto's heeft aangeleverd.
Tip: vraag de partner om een kort filmpje of een handgeschreven briefje voor tijdens het etentje. Dat moment herinnert de hoofdpersoon zich jaren later nog, lang na de activiteit zelf.
En jullie eigen budget
De vrijgezellenavond valt buiten het trouwbudget van het koppel, maar wat errond hangt vaak niet: een bedankje voor de getuigen, een hotelkamer als het feest ver weg is. In de volledige planner van Gaan Trouwen (75 euro) zit het budgetbeheer waarin jullie zulke kleinere posten naast de grote bijhouden. Wie eerst wil weten waar jullie totaal ongeveer uitkomt, kan dat gratis berekenen.
