Een zaal van 6.000 euro met 30 procent voorschot kost jullie 1.800 euro op de dag dat jullie tekenen, vaak meer dan een jaar voor het feest. Wat er met dat bedrag gebeurt als de datum verschuift of het feest niet doorgaat, staat in drie of vier zinnen onderaan het contract.
Hoeveel voorschot gangbaar is
Bij zalen, cateraars en fotografen in België en Nederland ligt het voorschot meestal tussen 20 en 30 procent van de totaalprijs, te betalen bij ondertekening. Sommige locaties vragen 50 procent, of een tweede schijf zes maanden voor de datum. Het saldo volgt een tot vier weken voor het feest, of bij de fotograaf op de dag zelf.
Vraag bij alles boven 30 procent waarom. Een bloemist die voor jullie bestelt bij de veiling heeft vlak voor de datum echte kosten, een zaal die veertien maanden vooraf de helft wil, heeft die nog niet. Een hoger voorschot is onderhandelbaar zolang jullie nog niet getekend hebben.
Voorschot, waarborg en optie zijn drie verschillende dingen
Een voorschot is een deel van de prijs en wordt van de eindfactuur afgetrokken. Een waarborg (in Nederland: borg) is een apart bedrag voor schade aan de zaal, vaak 500 tot 1.500 euro, dat jullie na het feest terugkrijgen. Een optie houdt een datum een week of twee voor jullie vast, meestal gratis en zonder verplichting.
Controleer welk woord in het contract staat en of het voorschot op de eindfactuur terugkomt. Staat er bij de waarborg geen termijn voor terugbetaling, laat die dan toevoegen: veertien dagen na het feest is gebruikelijk.
De annulatiestaffel
De meeste contracten werken met een staffel: hoe dichter bij de datum jullie annuleren, hoe groter het deel van de totaalprijs dat jullie verschuldigd blijven. Een verdeling die vaak terugkomt:
- Meer dan zes maanden vooraf: het voorschot, dus 20 tot 30 procent.
- Zes tot drie maanden vooraf: 50 procent.
- Drie maanden tot één maand vooraf: 75 procent.
- De laatste maand: 100 procent.
Let op waarover het percentage berekend wordt. "75 procent van de totaalprijs" bij een cateraar omvat ook eten dat nog niet is ingekocht en personeel dat nog niet is ingepland. Vraag of de staffel op de offerte zonder drank en variabele kosten kan slaan. En vraag wat er gebeurt als de zaal de datum opnieuw verhuurd krijgt: een redelijke verhuurder betaalt dan het voorschot terug, min een administratiekost.
Wat de wet zegt in België en Nederland
Het herroepingsrecht van veertien dagen dat jullie van online aankopen kennen, geldt hier niet. Catering, logies en vrijetijdsdiensten op een vaste datum zijn in beide landen uitgezonderd, ook als jullie het contract per mail of online sluiten. Getekend is dus getekend.
De voorwaarden zelf moeten wel in evenwicht zijn. In België staat in artikel VI.83 van het Wetboek van economisch recht dat een leverancier jullie voorschot niet mag houden bij jullie annulatie als het contract jullie geen gelijkwaardige vergoeding geeft wanneer hij zelf afzegt. In Nederland kan een rechter een annuleringsbeding vernietigen als het bedrag in geen verhouding staat tot de schade van de leverancier. Dit artikel is geen juridisch advies, maar het geeft jullie wel een concrete vraag voor het gesprek: "wat krijgen wij als jullie annuleren?"
Tip: staat er alleen iets over annulatie door het koppel, vraag dan om één extra zin: bij annulatie door de leverancier krijgen jullie alle betaalde bedragen binnen veertien dagen terug.
Verplaatsen is niet hetzelfde als annuleren
Vraag vooraf of een nieuwe datum als annulatie telt. Veel leveranciers laten jullie één keer kosteloos verplaatsen als jullie dat minstens zes maanden vooraf melden en de nieuwe datum binnen twaalf maanden valt. Zonder die zin in het contract kan een verplaatsing naar een zaterdag in het volgende seizoen aan de nieuwe prijslijst gebeuren, of als annulatie plus nieuwe boeking.
Kijk in dezelfde alinea naar overmacht. Welke situaties vallen eronder (ziekte, overlijden in de naaste familie, een sluiting door de overheid) en krijgen jullie dan geld terug of een tegoedbon voor een latere datum? Een tegoedbon is alleen iets waard als er een geldigheidsduur bij staat.
Vijf vragen voor jullie tekenen
Stel ze per mail, zodat het antwoord op papier staat. Hoeveel is het voorschot en wanneer vervalt het saldo? Over welk bedrag wordt de annulatiekost berekend? Kunnen jullie één keer gratis verplaatsen? Wat betaalt de leverancier terug als hij zelf afzegt? En tot welke datum mogen jullie het aantal gasten nog verlagen zonder kosten?
Tel daarna alle voorschotten van de komende maanden op. Zaal, cateraar, fotograaf en muziek samen vragen in het eerste kwartaal na de verloving snel 4.000 tot 6.000 euro, lang voor het grootste deel van de facturen komt. Met de gratis budgetcalculator zien jullie hoe het totaal over de posten verdeeld raakt. Betaalmomenten per leverancier opvolgen kan met het budgetbeheer in het volledige pakket van Gaan Trouwen (75 euro, eenmalig).
