Drie cateraars, drie offertes: 68 euro per gast, 7.450 euro voor het geheel, en 54 euro per gast exclusief btw met drank op verbruik. De goedkoopste kun je pas aanwijzen als alle drie hetzelfde feest beschrijven, en dat doen ze bijna nooit.
Eén eenheid: prijs per gast, btw inbegrepen
Reken elke offerte eerst om naar een bedrag per gast, inclusief btw. In België betalen jullie bij een cateraar 12 procent btw op eten en 21 procent op dranken. In Nederland is dat 9 procent op eten en alcoholvrije dranken en 21 procent op alcohol. Een prijs "exclusief btw" oogt daardoor al snel 10 tot 15 procent goedkoper dan hij is.
Staat er alleen een totaalbedrag, deel het dan door het aantal gasten waarop de offerte gebaseerd is. Staat dat aantal er niet bij, vraag het. Een totaal voor 80 gasten naast een prijs voor 100 gasten zegt niets.
Hetzelfde feest: uren, gasten, gangen
Leg daarna vast welk feest jullie vergelijken, en pas elke offerte daaraan aan. Kies één aantal gasten, één aantal uren drank en één menu. Als jullie van de receptie om 16 uur tot de laatste dans om 1 uur drank willen, is dat negen uur. Een drankforfait van vijf uur moet dan aangevuld worden met de prijs voor extra uren, en die staat vaak in de kleine lettertjes of helemaal niet in de offerte.
Let ook op het minimumaantal gasten. Sommige cateraars rekenen minstens 90 gasten aan, ook als er uiteindelijk 76 komen. Wie een kleinere bruiloft plant, kijkt dus naar de prijs bij het minimum en niet bij het gewenste aantal.
Wat er in de ene offerte staat en in de andere niet
Maak een tabel met een kolom per cateraar en loop per rij na of de post inbegrepen is, apart gerekend of ontbreekt. Deze posten verschillen het vaakst:
- Bediening: aantal medewerkers, aantal uren en het uurtarief na middernacht.
- Materiaal: borden, glazen, bestek, tafellinnen, statafels.
- Koffie en taart: soms in het menu, soms 4 tot 6 euro per gast extra.
- Kurkgeld: wat jullie betalen als jullie zelf wijn of cava meebrengen.
- Verplaatsing en keukenmateriaal: vooral bij een locatie zonder vaste keuken.
- Nachtsnack: frietkraam, broodjes of soep rond middernacht.
Vul voor elke ontbrekende post een schatting in, en vraag de cateraar die ze weglaat om een prijs. Een lege cel in de tabel betekent niet dat de post gratis is.
Drankforfait tegenover drank op verbruik
Een forfait is een vast bedrag per gast per aantal uren. Op verbruik betalen jullie wat er gedronken wordt, en dat weet je pas achteraf. Om ze toch te vergelijken, rekenen jullie verbruik om naar een geschatte prijs per gast per uur. Vraag de cateraar zelf wat een gast bij hen gemiddeld drinkt op een trouwfeest; de meeste kunnen dat uit vorige feesten halen. Zonder dat cijfer is 3 tot 4 euro per gast per uur een redelijke werkhypothese voor een feest met bier, wijn en frisdrank.
Tip: vraag bij drank op verbruik een plafond. Een cateraar die zegt "we verwittigen jullie bij 2.500 euro" geeft jullie een grens zonder dat jullie de bar moeten sluiten.
Het voorbeeld doorgerekend
Neem de drie offertes uit het begin, voor 100 gasten en zeven uur drank. Cateraar A rekent 68 euro per gast inclusief btw en bediening, maar de drank loopt vijf uur. Twee extra uren aan 6 euro per gast brengen het totaal op 8.000 euro.
Cateraar B vraagt 7.450 euro, bediening en zeven uur drank inbegrepen, maar zonder koffie en taart. Met 4,50 euro per gast extra wordt dat 7.900 euro.
Cateraar C rekent 54 euro per gast exclusief btw, drank op verbruik en 1.300 euro voor bediening. Met 12 procent btw wordt het eten 6.048 euro, zeven uur drank schatten we op 2.500 euro. Samen 9.848 euro. De offerte die het goedkoopst oogde, is de duurste.
Wat niet in euro's staat
Kijk daarna naar de voorwaarden. Tot wanneer mogen jullie het gastenaantal nog aanpassen, hoeveel voorschot vraagt de cateraar en wat gebeurt er met dat voorschot als jullie annuleren? Een offerte die 300 euro duurder is maar het aantal gasten tot tien dagen voor de datum laat bijstellen, kan jullie meer besparen dan dat verschil.
Zet de eindbedragen daarna naast jullie hele budget, dan zien jullie meteen hoeveel ruimte er nog is voor locatie, fotograaf en de rest. Budgetbeheer zit in het volledige pakket van Gaan Trouwen (75 euro, eenmalig), de budgetcalculator is gratis.
