Voor een aperitief van anderhalf uur reken je zes tot acht hapjes per gast en ongeveer een halve fles bubbels per persoon. Alles wat je daarnaast leest aan offertes is een variatie op die twee cijfers, en het loont om te weten hoe die variatie tot stand komt.
Hoeveel hapjes hangt af van wat erna komt
Bij een aperitief dat overgaat in een zittend diner hou je het bij zes tot acht stuks per gast over anderhalf uur. Gasten hebben honger, maar de cateraar wil dat ze die honger meenemen naar het voorgerecht. Duurt je aperitief twee uur, tel er dan drie hapjes per persoon bij.
Vervangt de receptie het diner, dan zit je in een heel ander scenario: reken op vijftien tot achttien stuks per gast, verspreid over drie tot vier uur, met minstens vier warme items en iets dat écht vult. Een walking dinner zit daartussen, rond de tien tot twaalf.
Van die hapjes verdwijnen de koude altijd het eerst. Cateraars weten dat en zetten daarom vaak zwaar in op koude schotels, want die zijn goedkoper in arbeid. Vraag expliciet naar de verhouding warm en koud in de offerte.
De rekensom voor drank
Een gemiddelde gast drinkt in het eerste uur twee glazen en daarna anderhalf per uur. Uit een fles cava of champagne van 75 cl haal je zes coupes, dus voor 100 gasten en anderhalf uur aperitief kom je uit rond 50 flessen. Voeg daar altijd tien procent aan toe, want die marge verdwijnt in geschonken restjes en glazen die halfvol blijven staan.
Ongeveer een op de vier gasten drinkt geen alcohol tijdens het aperitief, meer als je 's middags trouwt. Reken op twee liter water per drie gasten en zorg dat het alcoholvrije alternatief iets is dat je in een coupe kunt schenken. Een fles frisdrank naast de champagne voelt als een troostprijs.
Wat de twee tariefmodellen echt kosten
Cateraars in België en Nederland werken meestal op twee manieren. Een all-in aperitiefformule kost gewoonlijk 18 tot 32 euro per gast, inclusief hapjes, drank en personeel voor anderhalf uur. Bij nacalculatie betaal je per verbruikte fles en per hapje, plus personeelskosten apart.
Nacalculatie is voordeliger bij een gezelschap dat matig drinkt, en duurder dan je denkt bij een feest met veel twintigers. Vraag bij een all-in formule altijd wat er gebeurt na die anderhalf uur, want in de praktijk loopt een aperitief bijna altijd uit en het meertarief per kwartier staat zelden op de eerste pagina.
Vraag naar het aantal bedieningsmedewerkers per honderd gasten. Onder de vier ontstaat er een wachtrij aan de bar en drinken gasten minder, wat je factuur verlaagt maar de sfeer ook.
Waar je geld weglekt
De duurste hapjes op een receptie zijn zelden de lekkerste. Kreeftenkroketjes en gemarineerde sint-jakobsvruchten kosten twee tot drie keer een goede kaas-of-vleesbouchee, en na drie glazen bubbels merkt bijna niemand het verschil. Kies één luxe item als handtekening en houd de rest degelijk.
Bij drank zit de grootste besparing in het aantal soorten, niet in de kwaliteit. Een aperitief met cava, een wit, een rood, bier, twee cocktails en een gin-tafel betekent zeven aangebroken lijnen waarvan je er drie half weggooit. Twee bubbels, één bier, water en één signature drink dekt zo goed als iedereen.
Twee vragen die je aan tafel stelt
Vraag de cateraar hoeveel gram eten per gast in de formule zit, niet hoeveel stuks. Zes hapjes van vijftien gram is iets anders dan zes van dertig, en dat verschil zie je pas als je gasten om acht uur 's avonds honger hebben. Vraag daarnaast wie de restjes krijgt, want in sommige contracten staat dat overschot eigendom van de cateraar blijft, ook als jullie ervoor betaalden.
Reken het door voor jullie aantal
Met een gastenaantal, een duur en een tarief per gast heb je genoeg om je aperitief realistisch te begroten voor je een offerte tekent. In de budgetmodule van Gaan Trouwen (onderdeel van de volledige planner van 75 euro) staat het aperitief als aparte post naast de catering, zodat je meteen ziet wat een uur extra receptie met je totaal doet. De gratis budgetcalculator geeft je alvast een eerste orde van grootte.
