Van alles wat er straks op jullie lijst komt te staan, hebben er in de eerste maanden precies drie dingen een echte deadline: het gastenaantal, het budget en de datum. De rest heeft er geen, ook al voelt het van wel.
Dat verschil is zowat de hele kunst van deze periode. Een paar keuzes blokkeren alle volgende keuzes zolang je ze niet maakt. De meeste keuzes blokkeren niets.
Drie beslissingen die de rest openzetten
Het gastenaantal komt eerst, omdat het locaties schrapt. Een zaal voor tachtig personen krijg je niet gevuld met honderdveertig gasten, en een hoeve met tweehonderd plaatsen oogt leeg met zestig. Je hebt nog geen namenlijst nodig. "Ergens tussen de negentig en honderdtien" is genoeg om te beginnen zoeken.
Daarna het budget. Niet het bedrag dat mooi klinkt, maar wat jullie tussen vandaag en de trouwdatum echt opzij kunnen zetten, plus wat ouders eventueel bijdragen. Reken achterstevoren: met honderd gasten aan tafel gaat er in België en Nederland al snel 100 tot 160 euro per gast naar eten en drank alleen. Dat ene getal maakt meteen duidelijk of jullie gastenlijst en jullie bedrag bij elkaar passen.
En dan het seizoen. Een zaterdag in juni of september kost bij veel locaties enkele honderden euro's meer dan dezelfde zaterdag in maart, en is bovendien veel vroeger weg. Een datum in november of februari geeft jullie meer keuze, meer onderhandelingsruimte en rustiger leveranciers.
De aangifte bij de gemeente is nog niet aan de orde
Hier bellen koppels het vaakst te vroeg. In België doe je de huwelijksaangifte ten vroegste zes maanden voor de trouwdatum en ten laatste veertien dagen ervoor. In Nederland heet dat de melding voorgenomen huwelijk: minimaal veertien dagen en maximaal een jaar vooraf. Voor een trouwdatum over anderhalf jaar kun je die stap dus simpelweg nog niet zetten.
Wat wel vroeg moet, is de trouwzaal van het gemeentehuis of stadhuis reserveren. Die reservatie staat los van de aangifte, en populaire zaterdagen in de grotere steden gaan ongeveer een jaar op voorhand weg. Bel dus voor de zaal, niet voor de papieren.
Maand twee en drie: de leveranciers die maar één koppel per dag aankunnen
Zodra jullie datum en locatie vastliggen, gaan jullie achter de leveranciers aan die op één dag maar één bruiloft kunnen doen. Dat zijn er minder dan je denkt: de fotograaf, eventueel een videograaf, de band of dj, en een ceremoniespreker als jullie er een willen. Voor een zaterdag in het hoogseizoen zit een gevraagde fotograaf twaalf tot achttien maanden vooruit volgeboekt.
Bloemist, taart, vervoer, kapper en decoratie kunnen bijna allemaal meerdere opdrachten per weekend aan. Die hebben in deze fase geen haast en zijn ook makkelijker te vergelijken als jullie stijl al scherper staat.
Stel in deze fase per leverancier maar twee vragen: is onze datum nog vrij, en hoeveel voorschot vraag je. De rest van het gesprek voer je later.
Wat gerust nog een half jaar mag liggen
De ringen, de outfits, het menu tot op het gerecht, de bloemen, de decoratie, de tafelschikking, de bedankjes en de playlist. Allemaal leuk om over te dromen, geen enkele reden om er nu tijd in te steken. Save-the-dates verstuur je acht tot twaalf maanden vooraf, de echte uitnodiging drie tot vier maanden vooraf. Een tafelschikking maak je pas als de RSVP's binnen zijn, en dat is vaak de laatste zes weken.
Wie deze dingen te vroeg begint, beslist ze meestal twee keer. Jullie smaak verschuift in het eerste jaar sowieso, en een decoratieplan dat je in maand twee maakt, gooi je in maand tien toch om.
Eén avond per maand is in het begin genoeg
Zet in deze periode één vaste avond per maand in jullie agenda en doe er verder niets aan. Twee uur samen aan tafel, telefoon erbij, één onderwerp per keer. Dat is genoeg om in vier maanden gastenaantal, budget, datum, locatie en de eerste leveranciers rond te krijgen.
Wat je vooral niet wil, is dat de bruiloft elk gesprek van de komende achttien maanden binnensluipt. Een vast moment houdt het klein.
De volgorde hoeft niet in jullie hoofd te zitten
Bij Gaan Trouwen ontdekt onze AI eerst jullie stijl en bouwt daarna een takenlijst die met jullie datum en gastenaantal rekening houdt, zodat elke stap opduikt wanneer hij aan de beurt is. Die takenlijst en de stijlquiz zijn gratis. Gastenlijst, RSVP's en trouwwebsite horen bij de laatste loodjes van 29 euro, budgetbeheer en de AI-assistent bij de volledige planner van 75 euro.
Beslis deze maand die drie dingen. De rest komt in de juiste volgorde vanzelf naar jullie toe.
