De eerste offerte die binnenkomt, oogt meestal geruststellend: 8.400 euro voor honderd gasten, alles in. Elf maanden later staat er 10.900 op de eindafrekening, en niemand heeft jullie opgelicht. De posten die het verschil maken, stonden er gewoon nog niet in.

Een offerte is een prijsvoorstel, geen raming van jullie dag

Een leverancier maakt een offerte om jullie te overtuigen, niet om jullie totale kost te voorspellen. Hij rekent met wat hij op dat moment weet: een gastenaantal dat jullie zelf ruw geschat hebben, een standaardformule, en een dag die nog niet uur per uur vastligt. Alles wat later concreet wordt, komt er in aparte lijnen bij.

Dat gebeurt bij vrijwel elke leverancier, en het is geen kwade wil. Het betekent alleen dat je de eerste offerte moet lezen als een ondergrens.

De posten die standaard ontbreken

Dit zijn de lijnen die het vaakst pas op de eindfactuur opduiken, met de bedragen die je in België en Nederland mag verwachten.

  • Uitloop na het contractuele einduur: 250 tot 600 euro per begonnen uur, en veel locaties rekenen het per uur af, niet per half uur.
  • Personeel buiten de standaardformule: een extra kelner of een barman voor de late uren, ruwweg 35 tot 55 euro per uur per persoon.
  • Kurkgeld als jullie eigen wijn meebrengen: 8 tot 20 euro per fles, zodat zelf inkopen bij een gewone fles van 12 euro niets meer opbrengt.
  • Kinderen en leveranciersmaaltijden: de fotograaf, de dj en de ceremoniemeester eten mee, meestal aan 25 tot 40 euro per persoon. Bij vier leveranciers is dat een post van ruim 100 euro die zelden in een eerste offerte staat.
  • Btw: vraag altijd expliciet of de bedragen inclusief of exclusief zijn. Op 8.400 euro scheelt 21 procent bijna 1.800 euro.

Waarom het gastenaantal in de offerte bijna nooit klopt

De meeste koppels vragen hun eerste offerte aan met een geschat aantal, ergens tussen "ongeveer honderd" en "een stuk of honderdtwintig". De leverancier rekent met het laagste getal, want dat leest prettiger.

Tegen de tijd dat de RSVP's binnen zijn, ligt het echte cijfer meestal hoger dan de eerste schatting: plus-ones die je vergeten was, kinderen die je niet meetelde, collega's die er toch bij komen. Tien gasten meer aan 110 euro per couvert is 1.100 euro, in één lijn.

Vraag daarom bij elke offerte om een prijs per extra gast en een prijs per gast minder, en tot wanneer je naar beneden kunt bijstellen. Die twee getallen zeggen meer over je eindfactuur dan het totaal onderaan.

De vragen die je stelt voor je tekent

Stuur dit terug naar elke leverancier, in één mail van vijf regels.

Vraag wat er gebeurt als de dag uitloopt en wat dat per uur kost. Vraag welke maaltijden en dranken voor het personeel en de andere leveranciers meegerekend zijn. Vraag of de prijzen inclusief btw zijn. Vraag naar de indexatieclausule: veel contracten laten toe dat de prijs jaarlijks meestijgt, en bij een boeking van achttien maanden vooraf is dat 3 tot 5 procent op het hele bedrag. En vraag wanneer het definitieve aantal doorgegeven moet worden en of je dan nog naar beneden mag.

Zet het antwoord op die vragen per mail vast, ook als de leverancier het telefonisch al bevestigd heeft. Een mail is later het enige wat je nog kunt terugvinden.

Reken met een marge, niet met het offertebedrag

Tel bij elke offerte 15 procent op voor je hem in je budget zet. Bij locatie en catering, waar uitloop en extra gasten spelen, mag dat 20 tot 25 procent zijn. Dat klinkt pessimistisch tot de eindfacturen binnenkomen en jullie totaal nog steeds klopt.

Reserveer daarnaast een aparte buffer van ongeveer 5 procent van je totale budget voor de dingen die geen enkele offerte dekt: de taxi van de laatste gasten, de vergeten bloemen voor de moeders, de extra nacht in het hotel.

Bij Gaan Trouwen zit budgetbeheer in het volledige planningspakket van 75 euro, waarin je per post het offertebedrag en het werkelijke bedrag naast elkaar zet, zodat je meteen ziet welke lijn aan het schuiven is. De budgetcalculator hieronder is vrij te gebruiken en geeft je een eerste realistisch totaal om die offertes tegen af te toetsen.

Bereken jullie trouwbudget

Een offerte is een startpunt. Wie er van bij het begin een marge op zet, hoeft in de laatste maand niets meer te schrappen.