Een foodtruck die zestig porties per uur uitgeeft, heeft een uur en veertig minuten nodig om honderd gasten te bedienen. De laatste tafel eet dan wanneer de eerste al aan de koffie zit. Vraag dus eerst naar de capaciteit per uur, en pas daarna naar de kaart.
De rekensom van de wachtrij
Elke uitbater kent zijn tempo. Een houtoven bakt twee tot vier pizza's tegelijk, een bakplaat heeft een vast aantal burgers per beurt, een frituur met twee kuipen haalt meer dan een met één. Vraag het cijfer voor een vol uur, met het menu dat jullie kiezen en het personeel dat die dag meekomt.
Deel het aantal gasten door dat cijfer. Komt de uitkomst boven de 45 minuten, dan is één truck te weinig voor een hoofdmaaltijd. Er zijn vier manieren om dat op te lossen. Een tweede truck met een ander gerecht halveert de rij. Een kaart met twee of drie keuzes gaat sneller dan een met acht. Jullie kunnen tafel per tafel laten oproepen door de ceremoniemeester, zodat niemand een halfuur rechtstaat in trouwschoenen. Of jullie zetten de truck in als nachtsnack rond 23 uur. Dan komt niet iedereen tegelijk, eet ongeveer twee derde van de gasten nog iets, en mag het een uur duren.
Stroom: vraag het type stekker
De meeste foodtrucks bakken op gas en hebben stroom nodig voor koeling, licht en afzuiging. Daarvoor volstaat vaak één gewoon stopcontact van 16 ampère, op een kring waar niets anders op zit. Trucks met elektrische friteuses of een elektrische oven vragen krachtstroom: een rode stekker van 32 ampère op 400 volt. Die hebben lang niet alle locaties, en een hoeve heeft hem soms alleen in de stal aan de andere kant van het erf.
Vraag de uitbater welk type aansluiting hij nodig heeft en hoeveel meter kabel hij bij zich heeft. Meet daarna op de locatie de afstand van het stopcontact tot de standplaats. Meer dan 25 meter wordt voor veel trucks een probleem. Het alternatief is een generator, en die bromt de hele avond op tien meter van jullie gasten. Vraag in dat geval naar een geluidsarm model en zet het achter een muur of haag.
Plaats: lengte, hoogte en ondergrond
Een foodtruck is vijf tot zeven meter lang en ruim twee meter breed, en de luifel en de rij komen daar nog bij. Reken op een vrije strook van acht op zes meter. De hoogte wordt vaak vergeten: veel hoeves en kasteeldomeinen hebben een poort, en een truck van drie meter hoog rijdt niet onder een poortboog van 2,80 meter. Meet de poort en de breedte van de oprit, en stuur de maten door.
De ondergrond moet vlak en hard zijn. Een truck weegt al snel 3,5 ton, en op een gazon dat twee dagen regen kreeg, zakken de wielen weg. Grind of verharding is veilig. Staat de truck toch op gras, vraag de locatie dan of dat mag en wie de sporen betaalt.
Denk ook aan het uur van aankomst. Een truck moet een tot twee uur vooraf opwarmen en rijdt dus het terrein op terwijl jullie gasten aan het aperitief staan. Laat hem via een zijingang komen, of laat hem er staan voor de eerste gast aankomt.
Wat de locatie ervan vindt
Veel feestzalen werken met een vaste cateraar en laten geen externe keuken toe, of rekenen een vergoeding per gast als jullie er zelf een meebrengen. Lees het contract van de locatie voor jullie de foodtruck boeken. Op privéterrein is geen vergunning van de gemeente nodig. Staat de truck op de openbare weg voor de deur, dan wel, en dat regelt de uitbater weken vooraf.
Vraag de locatie ook wie het afval meeneemt. Honderd kartonnen bakjes, servetten en houten vorkjes vullen vier vuilniszakken, en de standaardcontainer van de zaal is daar niet altijd op berekend.
Wat het kost
De meeste foodtrucks werken met een minimumbedrag per boeking, omdat ze er een zaterdagavond voor vrijhouden. Voor honderd gasten ligt de prijs per persoon bij frietjes of een nachtsnack lager dan bij een volledige maaltijd met burgers of pizza. Vraag of de offerte de verplaatsing, het opwarmuur, de btw en het wegwerpservies bevat, en hoeveel porties erin zitten. Sommige uitbaters rekenen per uitgegeven portie, andere een vast bedrag voor onbeperkt eten gedurende twee uur. Met gasten die twee keer aanschuiven is dat tweede meestal voordeliger.
Tip: geef de dieetwensen van jullie gasten twee weken vooraf door. Een frituur waar ook kaaskroketten in gaan, is niet geschikt voor wie geen gluten of melk verdraagt.
Regen en donker
De gasten staan buiten in de rij. Vraag de uitbater hoe diep zijn luifel is, en voorzie bij een herfst- of winterdatum een partytent van drie op drie meter voor het loket. Na zonsondergang heeft de rij licht nodig: een prikkabel langs de luifel of twee lantaarns bij de statafel volstaat.
Een foodtruck is één regel in een budget met twintig andere. Met de gratis budgetcalculator van Gaan Trouwen zien jullie in een paar minuten hoeveel er per post overblijft, afgestemd op jullie gastenaantal en regio.
