De meeste koppels bezoeken hun locatie op een zonnige zaterdagnamiddag in mei, met de deuren open en niemand binnen. Jullie feest is in oktober, om elf uur 's avonds, met honderd mensen op de dansvloer. Dat zijn twee compleet verschillende ruimtes, en het verschil zit in geluid en licht.
De geluidsnorm bepaalt hoe jullie feest klinkt
In Vlaanderen gelden er drie categorieën voor muziekactiviteiten. Tot 85 dB(A) gemiddeld over vijftien minuten mag zonder meer. Tussen 85 en 95 dB(A) heb je toelating van de gemeente nodig en moet het geluid gemeten worden. Boven 95 dB(A), tot maximaal 100 dB(A), gelden strengere regels: continue meting, registratie, en gratis oordopjes voor de aanwezigen.
Het verschil tussen 85 en 95 dB(A) hoor je meteen. Op 85 kun je aan de bar een gesprek voeren en voelt de dansvloer niet in je borstkas. Veel zalen zitten vast op die 85 omdat hun milieuvergunning niets anders toelaat, en dat staat zelden in de brochure. In Nederland werkt het via de gemeentelijke APV en de vergunning van de locatie, met vaak een norm rond 85 tot 90 dB(A) en een strengere grens na een bepaald uur.
Vraag dus niet "mag er luide muziek?" maar: welke categorie staat er in jullie milieuvergunning, en tot hoe laat?
De geluidsbegrenzer is de vraag die je echt moet stellen
Veel zalen hebben een begrenzer op de stroomvoorziening van het podium: gaat het volume over de ingestelde grens, dan valt de stroom weg. Soms voor tien seconden, soms tot iemand met een sleutel komt.
Dat is geen ramp als je dj het weet. Het is wel een ramp als hij het om halftwaalf voor het eerst ontdekt en zijn set drie keer stilvalt. Vraag aan de locatie of er een begrenzer hangt, op welke waarde hij staat, of hij op het gemiddelde of op piekniveau meet, en of hij op de stroom of enkel op een lampje werkt. Stuur dat antwoord letterlijk door aan je dj of band, minstens een maand vooraf.
Vraag ook naar het einduur van de muziek. Buitengeluid moet bijna overal om 22 uur naar binnen, en het feest zelf stopt in de meeste zalen tussen 1 en 3 uur. Als jullie tot 4 uur willen dansen, is dat een selectiecriterium en geen detail.
Stroom is een grotere kwestie dan mensen denken
Een dj-set met licht trekt ruwweg 2 tot 4 kilowatt. Een band met versterking en podiumlicht zit al snel op 6 tot 10 kilowatt. Een foodtruck of een frituur op het einde van de avond komt daar met 3 tot 6 kilowatt bovenop, en een terrasverwarmer op elektriciteit alleen al met 2 kilowatt per stuk.
Dit is wat je aan de locatie vraagt: hoeveel aparte groepen zijn er op de feestzaal, hoeveel ampère per groep, en waar zitten de stopcontacten precies. Op een hoeve of een tentlocatie vraag je erbij of er een krachtstroomaansluiting is en welk type stekker. Een dj die met een 32A-aansluiting rekent en een 16A vindt, staat een uur te improviseren.
Vraag de locatie om een foto van de zekeringkast en van de stopcontacten in de zaal, en stuur die door aan je dj en cateraar. Twee foto's lossen meer op dan drie mails met vragen.
Licht bepaalt hoe jullie foto's eruitzien
De grootste fotografische verrassing is de zaal na zonsondergang. Een ruimte die overdag baadt in daglicht, hangt om tien uur 's avonds aan zes halogeenspots met een gele gloed, en elke foto krijgt die kleur mee.
Wat je nakijkt bij de bezichtiging: kun je de verlichting dimmen en in zones schakelen, of is het alles aan of alles uit? Wat is de kleurtemperatuur van de bestaande lampen, 2700 kelvin warm of 4000 kelvin kil? Zijn er buitenstopcontacten voor lichtsnoeren op het terras, en zijn die op een aparte groep? En mag je zelf iets ophangen aan de balken, of geldt er een verbod op boren, nagelen en tape?
Vraag daarnaast expliciet naar echte kaarsen. Veel zalen, en zowat alle erfgoedlocaties, laten enkel ledkaarsen toe, en dan is een tafelplan met vijftig waxinelichtjes een probleem dat je liever nu ontdekt.
Wat je licht kost als de zaal het niet heeft
Als de basisverlichting tekortschiet, huur je bij. Een set uplights langs de muren, acht tot twaalf stuks, kost in België en Nederland ruwweg 250 tot 600 euro inclusief plaatsing. Lichtsnoeren over de dansvloer of het terras zitten rond 150 tot 400 euro. Een dansvloerset met bewegend licht komt meestal mee in het dj-pakket, maar controleer dat op de offerte.
Reken bij een tentfeest of een locatie zonder eigen technische installatie op 800 tot 2.000 euro voor licht en geluid samen, plus een stroomgroep van 300 tot 700 euro per dag als er onvoldoende vermogen op het terrein staat.
Zet het op papier voor je tekent
Alles hierboven past in één mail aan de locatie: de geluidscategorie in de vergunning, het einduur van de muziek, de aanwezigheid en instelling van een begrenzer, het aantal stroomgroepen en ampère, de dimbaarheid en kleurtemperatuur van het licht, de regels rond ophangen en kaarsen. Zes vragen, één antwoord, en je weet of je feest klinkt en oogt zoals je het je voorstelt.
Bij Gaan Trouwen zit die vragenlijst in de takenlijst bij de stap waarop je een locatie bevestigt, en de leveranciersberichten in het volledige pakket van 75 euro houden de antwoorden per leverancier bij elkaar, zodat je in de laatste week niet door je mailbox moet zoeken naar wat de zaal ook alweer zei over die begrenzer.
Geen enkele gast zal na afloop zeggen dat het licht mooi gedimd was. Ze zullen wel zeggen dat het een fijne avond was, en dat is grotendeels hetzelfde.
