Rond de laatste maand voor de bruiloft komen de facturen in een ander tempo binnen dan tijdens de rest van de planning. Waar je het eerste jaar misschien om de paar maanden een aanbetaling deed, moeten in de laatste vier tot zes weken vaak drie of vier eindfacturen tegelijk betaald worden. Wie dat niet op de radar heeft, komt op een woensdag in september ineens 4.000 euro tekort op de rekening.
Hieronder staat per leverancier wanneer het laatste bedrag doorgaans verwacht wordt, zodat je dat kunt inplannen in plaats van het te laten overvallen.
Waarom de eindfacturen samenvallen
De meeste leveranciers werken met dezelfde logica: een aanbetaling bij het boeken om de datum vast te leggen, en het restbedrag vlak voor de bruiloft, zodra het definitieve gastenaantal en de laatste afspraken vaststaan. Omdat bijna iedereen die knip legt op vier tot zes weken voor de datum, landen locatie, cateraar, fotograaf en vaak ook de bloemist allemaal in diezelfde periode. Dat is geen toeval en geen slordigheid van leveranciers, het is gewoon hoe de sector werkt.
Wie wanneer wil zien
- Trouwlocatie: aanbetaling van 25 tot 40 procent bij ondertekening van het contract, restbedrag meestal 4 tot 6 weken voor de bruiloft, soms gekoppeld aan het definitieve gastenaantal.
- Cateraar: aanbetaling bij boeking, eindfactuur zodra het definitieve aantal gasten is doorgegeven, doorgaans 2 tot 3 weken voor de bruiloft.
- Fotograaf en videograaf: aanbetaling van 20 tot 30 procent om de datum te blokkeren, restbedrag vaak 2 weken voor de trouwdag of soms pas na levering van het materiaal.
- DJ of band: aanbetaling bij boeking, restbedrag meestal op de dag zelf contant of net ervoor via overschrijving.
- Bloemist: grotendeels betaald in de week van de bruiloft, omdat de definitieve bestelling pas kort van tevoren vastligt door de versheid van het materiaal.
- Trouwjurk en pak: aanbetaling bij bestelling, restbedrag bij het ophalen na de laatste pasbeurt, vaak 2 tot 4 weken voor de bruiloft.
Zet de bedragen nu al in een tijdlijn, niet pas als de factuur binnenkomt
Een lijst met leveranciers zegt niets over je banksaldo op een specifieke dag. Zet daarom per leverancier het verwachte bedrag én de vervaldatum in een simpel overzicht, gesorteerd op datum in plaats van op leverancier. Zo zie je in één oogopslag of er een week is waarin drie eindfacturen samenvallen, en kun je op tijd schuiven met spaargeld of een betaling een paar dagen vervroegen.
Vraag bij het boeken altijd naar de exacte betalingstermijnen op papier. "Ongeveer een maand van tevoren" is geen datum waarop je kunt plannen.
Houd rekening met een buffer van 5 tot 10 procent
Bijna niemand betaalt exact het bedrag van de eerste offerte. Extra uren van de fotograaf, een paar gasten meer bij de cateraar, of een laatste bloemenwens duwen de eindfactuur vaak 5 tot 10 procent omhoog ten opzichte van de oorspronkelijke afspraak. Reserveer dat bedrag bewust apart, zodat een hogere eindfactuur geen paniekmoment wordt maar een verwachte kostenpost.
Vraag om spreiding als het te veel samenvalt
Leveranciers zijn vaker bereid tot een betalingsregeling dan koppels denken, zeker als je er ruim op tijd naar vraagt in plaats van in de week zelf. Een cateraar die zijn eindfactuur normaal 2 weken van tevoren stuurt, wil met wat overleg vaak in twee keer betaald worden. Vraag dit bij het tekenen van het contract, niet pas wanneer het bedrag al op de deurmat ligt.
Een overzicht van al je kostenposten en de bijbehorende data helpt om dit soort pieken vroeg te zien aankomen in plaats van pas wanneer de rekening al binnen is.
