Een leverancier die afzegt, voelt als een ramp en is het meestal niet. Van alle mensen die jullie boeken, is er precies één die je op korte termijn niet kunt vervangen: de locatie. De rest is een vervelende week werk.
Dat onderscheid maakt het verschil tussen paniek en een plan. Hier is hoe je het aanpakt, en wat je vandaag al kunt doen zodat het later een telefoontje is in plaats van een crisis.
Haal eerst je contract erbij
Voor je iemand belt: lees wat er staat. Drie dingen zoek je op. Wat is er afgesproken over annulering door de leverancier zelf, niet door jullie? Staat er een vervangingsclausule in, waarbij bijvoorbeeld je fotograaf bij ziekte zelf voor een gelijkwaardige collega zorgt? En hoeveel voorschot hebben jullie al betaald?
Als de leverancier de overeenkomst niet nakomt, hoort dat voorschot terug te komen. Wat er daarbovenop komt, hangt volledig af van wat er in het contract staat. Sommige contracten spreken over een schadevergoeding, veel contracten zwijgen erover. Vraag de terugbetaling schriftelijk en zet er een termijn bij, ook als de afzegging vriendelijk en oprecht was. Bij een faillissement moet je je vordering indienen bij de curator, en dan is de kans op je geld klein: in België check je de status van het bedrijf via de Kruispuntbank van Ondernemingen, in Nederland via het Handelsregister van de KvK.
Hoe snel je moet schakelen, hangt af van wie afzegt
Niet elke afzegging heeft dezelfde urgentie, en dat helpt om te bepalen wat je deze week doet en wat kan wachten.
Een DJ vervang je realistisch binnen enkele dagen tot een week, zelfs in juni. Een fotograaf of videograaf kost meer tijd, reken op één tot drie weken, want je zoekt iemand van wie de stijl klopt en niet zomaar iemand met een camera. Bij een traiteur wordt het krapper: die moet inkopen, personeel plannen en vaak eerst jullie zaal komen bekijken, dus zes weken voor de dag begint het te knellen. Bloemen en decoratie zijn het makkelijkst, daar vind je binnen een paar dagen iemand.
De locatie is de uitzondering. Valt die weg binnen zes maanden voor jullie datum, dan is de eerlijke vraag niet "welke zaal nemen we nu" maar "verplaatsen we de datum". Een zaterdag in het hoogseizoen vind je zelden nog vrij. Een vrijdag of een midweekdatum in maart of november wel, en dat is vaak de snelste oplossing.
Je plan B bestaat al, je hebt hem alleen nooit opgeschreven
Tijdens jullie zoektocht spraken jullie met drie of vier fotografen, twee traiteurs, een handvol zalen. Van elk daarvan viel er één af omdat de andere net iets beter voelde. Díé mensen zijn jullie plan B.
Maak dus nu, terwijl je nog aan het boeken bent, een simpel lijstje per categorie: de twee nummers die het net niet werden, met hun prijs en hun mailadres erbij. Dat lijstje is vijf minuten werk en spaart je op het slechtste moment twee avonden zoeken.
Vraag de leverancier die afzegt meteen om twee namen. Fotografen, DJ's en traiteurs kennen elkaar, en iemand die zich rot voelt over de afzegging doet vaak echt zijn best om je verder te helpen.
Hou een klein bedrag opzij voor precies dit
Een vervanger boeken kost bijna altijd meer dan het origineel. Je zoekt op korte termijn, je hebt minder onderhandelingsruimte, en de betere leveranciers die nog vrij zijn op jouw datum, zijn dat vaak omdat ze duurder zijn.
Reken daarom vanaf het begin met een buffer van vijf tot tien procent bovenop je totale budget. Bij een bruiloft van 20.000 euro is dat 1.000 tot 2.000 euro die je nergens aan toewijst. Grote kans dat die buffer naar iets anders gaat dan een afzegging, want er duiken sowieso extra's op. Hij zorgt er wel voor dat een afzegging een organisatorisch probleem blijft en geen financieel.
In Nederland kun je daarnaast een annulerings- of bruiloftverzekering afsluiten die uitval van leveranciers en faillissementen dekt. In België bestaat zoiets ook, meestal als evenementenverzekering, alleen wordt het minder aangeboden. Vraag ernaar bij je makelaar en lees goed wat er precies gedekt is, want faillissement staat er lang niet altijd in.
Het voelt persoonlijk, maar dat is het zelden
Leveranciers zeggen af omdat ze ziek worden, omdat ze zwanger zijn, omdat de zaak stopt of omdat ze zich vergisten in hun agenda. Bijna nooit omdat jullie iets fout deden. Je mag het even vervelend vinden, en daarna is het gewoon een taak op de lijst met een deadline erop.
Zodra jullie budget helder is, zie je ook meteen hoeveel ruimte er is om te schuiven als er iets misloopt.
De gratis budgetcalculator geeft je een eerste verdeling per kostenpost. Wil je die verdeling daarna live bijhouden tijdens de planning, dan zit het budgetbeheer in het volledige plannerpakket van 75 euro.
