Bijna geen enkel trouwbudget ontspoort door één grote beslissing. Het loopt weg in twintig keuzes van tachtig euro die niemand ergens opschrijft, verspreid over anderhalf jaar.
Eén kolom is te weinig
De meeste koppels houden per post één bedrag bij. Dat werkt tot de eerste offerte binnenkomt, want dan heb je in werkelijkheid drie verschillende getallen: wat jullie dachten, wat er in het contract staat, en wat er al van jullie rekening is gegaan.
Zet die drie naast elkaar per post: geraamd, getekend, betaald. Het nut zit in het verschil tussen de eerste twee. Zolang je alleen naar het totaal kijkt, valt het niet op dat de fotograaf 400 euro boven raming zat, want de bloemist zat er toevallig 300 onder. Twintig van die verschuivingen later klopt er niets meer.
Voorschotten voelen goedkoop, en dat is de val
Een zaal vraagt bij reservatie doorgaans 20 tot 30 procent voorschot, een fotograaf vaak een vast bedrag van 250 tot 500 euro, en het saldo staat meestal twee tot vier weken voor de trouwdag op de factuur. Dat betekent dat je in de eerste zes maanden misschien 4000 euro betaalt en je 24.000 euro verbindt.
Het gevoel klopt dus niet met de cijfers, en precies daar wordt de dure fout gemaakt. Boek je iets bij, dan lijkt er nog ruimte omdat de rekening dat nog niet laat zien. Noteer daarom bij elke handtekening meteen het volledige contractbedrag, en zet in een aparte kolom wanneer het saldo vervalt. In de laatste zes weken voor de bruiloft komen die saldo's namelijk allemaal tegelijk binnen, boven op de kleine dingen die dan nog opduiken.
De prijs per gast is jullie enige echte hefboom
Twintig gasten schrappen doet meer voor je budget dan tien slimme besparingen samen. Een avondgast kost in België en Nederland al snel 110 tot 170 euro aan eten en drinken, en dan tellen we de uitnodiging, de stoel, het couvert en het bedankje nog niet mee.
Reken het één keer echt uit voor jullie situatie: neem het cateringmenu per persoon, tel de drankformule erbij, deel de vaste kosten van de zaal door het aantal gasten en je hebt je werkelijke prijs per hoofd. Vanaf dat moment is elke discussie over de gastenlijst een discussie met een getal erbij. Twaalf twijfelgevallen bij 140 euro is 1680 euro, ongeveer een fotograaf.
Tel de btw en de toeslagen erbij vóór je tekent
Offertes van kleinere leveranciers staan vaak exclusief btw, en die van cateraars mengen twee tarieven door elkaar. In België is dat 12 procent op eten dat ter plaatse geserveerd wordt en 21 procent op drank. In Nederland 9 procent op eten en 21 procent op alcohol. Op een cateringfactuur van 12.000 euro scheelt "inclusief" of "exclusief" dus al snel meer dan 2000 euro.
Daarnaast zitten er drie meerprijzen in bijna elk trouwcontract die zelden in de eerste raming staan: het uitloopuur van de dj of band (100 tot 175 euro per uur), het kurkrecht als jullie eigen wijn of bubbels meebrengen (vaak 8 tot 15 euro per fles), en de weekend- of feestdagtoeslag op zaal en personeel. Vraag ze op voor je tekent, niet erna.
Een buffer van tien procent, en waar hij aan opgaat
Reserveer 10 procent van je totaalbudget en raak het niet aan voor de laatste twee maanden. Bij 25.000 euro is dat 2500 euro, en hij gaat nooit op aan iets groots.
Hij gaat op aan de vijftien extra gasten die je toch uitnodigt, aan het vervoer voor de tantes die niet zelf kunnen rijden, aan de tafelnummers en kaarsjes van de laatste weken, aan een tent of terrasverwarming die je in oktober alsnog bijboekt, en aan de proefsessie bij de kapper. Koppels die geen buffer hebben, betalen die dingen ook. Ze schrikken er alleen van.
Vier momenten om echt te herrekenen
Een budget bijhouden werkt beter met vaste ijkpunten dan met goede voornemens.
Het eerste is meteen na het boeken van de zaal, want die bepaalt 30 tot 40 procent van het geheel en daarmee wat er voor de rest overblijft. Het tweede is wanneer de gastenlijst definitief is, meestal een half jaar op voorhand, omdat pas dan je prijs per hoofd echt vastligt. Het derde is drie maanden voor de dag, wanneer de laatste leveranciers geboekt zijn en er nog tijd is om iets te schrappen. Het vierde is zes weken ervoor, wanneer de saldo's binnenkomen en je vooral wilt weten of het geld op tijd op de juiste rekening staat.
Tip: spreek af wie van jullie twee de cijfers bijhoudt en zet één vast half uur per maand in de agenda. Budgetten lopen niet uit omdat mensen slecht kunnen rekenen, maar omdat niemand zich verantwoordelijk voelt om het te doen.
Van schatting naar plan
Begin met een realistisch totaal voor jullie aantal gasten en jullie regio. Onze budgetcalculator is gratis en geeft in een paar minuten een verdeling per post om vanaf te vertrekken. Wil je die verdeling daarna live meevolgen met offertes, contractbedragen en betaaldata erin, dan zit het budgetbeheer in het volledige planningspakket van 75 euro, samen met de AI-assistent en de leveranciersopvolging.
Een budget dat klopt maakt je dag niet mooier. Het zorgt er wel voor dat je er in de laatste maand nog van kunt genieten.
