Een dagcoördinator kost in België en Nederland al snel 500 tot 900 euro voor de dag zelf. Wat je voor dat geld koopt, is één iemand met een telefoon die niet van jullie is.
Dat is precies wat je moet vervangen als je het zonder doet. Niet met goede wil, maar met vier namen en vier briefjes.
Waar de dag zonder coördinator vastloopt
Het probleem is zelden een grote fout. Het is de cateraar die om vier uur belt om te vragen waar de tafelplannen liggen, terwijl jij op de foto staat. Het is de tante die niet weet waar ze moet zitten en het aan de bruid vraagt. Het is de dj die om acht uur wil weten wanneer de taart komt.
Elk van die momenten duurt twee minuten. Bij elkaar halen ze je uit je eigen dag. De oplossing is niet dat er niets misgaat, maar dat jullie nummer niet het eerste is dat iemand belt.
De vier rollen die je echt nodig hebt
Verdeel het werk over vier mensen in plaats van één. Zo weet iedereen wat van hem verwacht wordt en hoeft niemand de hele dag paraat te staan.
- Het aanspreekpunt voor leveranciers: staat met naam en gsm-nummer op elk contract en in het draaiboek. Ontvangt de fotograaf, de dj en de cateraar, en beslist kleine dingen zonder jullie te bellen.
- De tijdbewaker: kijkt op het uur, niet op de sfeer. Zegt tegen de dj dat het aperitief afloopt en tegen de fotograaf dat de familiefoto's over tien minuten beginnen.
- De gastheer of gastvrouw: vangt gasten op bij aankomst, wijst de garderobe en de toiletten aan, en zorgt dat wie alleen komt niet in zijn eentje staat.
- De spullenverantwoordelijke: brengt de decoratie, de kaarten, de gastenboeken en de cadeaus binnen, en neemt ze na afloop mee naar één afgesproken adres.
Die laatste rol wordt het vaakst vergeten en zorgt het vaakst voor gedoe. Om twee uur 's nachts wil niemand nog uitzoeken wie de enveloppen heeft.
Wie je beter niet vraagt
Vraag het niet aan iemand die in de ceremonie een rol heeft. Je getuige kan geen leveranciers ontvangen terwijl hij naast je staat, en je zus kan de tijd niet bewaken als ze net met een tekst bezig is.
Vraag het ook niet aan je ouders. Zij willen op die dag gast zijn, en zij zijn de mensen bij wie iedereen sowieso al aanklopt. Iemand van rond de dertig die geen kleine kinderen bij zich heeft, weinig mensen hoeft te begroeten en niet zenuwachtig is voor een microfoon, is meestal de beste keuze.
Vraag het minstens twee maanden vooraf, persoonlijk, en zeg er precies bij hoeveel tijd het kost. "Wil jij ceremoniemeester zijn?" klinkt als een dagtaak. "Wil jij tussen twee en vijf de leveranciers opvangen?" is iets waar iemand ja op zegt en zich aan houdt.
Wat er op hun briefje staat
Eén A4 per persoon, uitgeprint, in hun binnenzak. Geen volledig draaiboek van acht pagina's waarin ze hun eigen taken moeten opzoeken.
Op dat blad staan de uren van hun eigen taken, de namen en nummers van de leveranciers waar zij mee praten, en één zin over wat ze zelf mogen beslissen. Die laatste zin is de belangrijkste: als er staat "bij twijfel beslis jij en vertel je het ons morgen", dan bellen ze je niet.
Stuur de vier briefjes een week vooraf door en bel dan tien minuten met elk van hen. Wat ze hardop hebben herhaald, onthouden ze; wat ze alleen gelezen hebben, niet.
De week ervoor beslist alles
Zet drie dagen voor de bruiloft de namen en nummers van je vier mensen in één mail naar alle leveranciers, met de zin dat zij op de dag zelf het aanspreekpunt zijn. Zonder die mail belt iedereen toch weer jullie, gewoon omdat jouw nummer in hun contract staat.
Loop op de locatie ook één keer fysiek rond met het aanspreekpunt en de spullenverantwoordelijke. Waar staat de stroom, waar zetten de leveranciers hun spullen, waar kan het gastenboek staan zonder in de weg te staan. Tien minuten ter plaatse vervangen vijftig berichten in een groepsapp.
Wat het jullie oplevert
Vier mensen die weten wat ze doen, doen bij een feest van honderd gasten wat een coördinator doet, en het voelt persoonlijker omdat het vrienden zijn die jullie dag kennen. Bij meer dan honderdvijftig gasten, twee locaties of een tent op een terrein waar niets vast staat, weegt een betaalde coördinator wel op tegen de rust die je ervoor terugkrijgt.
Bij Gaan Trouwen deel je je takenlijst en je draaiboek per persoon op, zodat iedereen alleen ziet wat hij zelf moet doen. De takenlijst en de stijlquiz zijn gratis, het draaiboek en de gastenlijst zitten in de laatste loodjes voor 29 euro, en budgetbeheer met de AI-assistent hoort bij de volledige planner van 75 euro. Wie de 500 tot 900 euro voor een coördinator niet uitgeeft, wil meestal weten waar dat bedrag dan wel naartoe kan.
Vier namen, vier briefjes, één mail naar je leveranciers. Meer heb je niet nodig om je eigen trouwdag mee te maken in plaats van te leiden.
