De weide van je ouders kost niets. Alles wat je erop moet zetten om er honderd mensen te laten eten, dansen en naar het toilet gaan, kost tussen 5.000 en 12.000 euro.
Dat is geen reden om het niet te doen. Het is wel de reden waarom "we doen het gewoon thuis" zelden goedkoper uitvalt dan een zaal huren.
Wat een leeg terrein kost voor je één gast hebt uitgenodigd
Een zaal geeft je muren, een keuken, toiletten, stroom, parking en personeel in één prijs. Op een weide koop je al die stukken apart. Voor honderd gasten in België of Nederland ziet die rekening er ongeveer zo uit:
- Tent van 150 tot 200 m²: 1.500 tot 3.000 euro voor een weekend, afhankelijk van een frametent of een stretchtent.
- Houten vloer: 8 tot 15 euro per m², dus 1.200 tot 3.000 euro. Op gras is dat geen luxe.
- Stil aggregaat van 40 tot 60 kVA, brandstof inbegrepen: 400 tot 800 euro.
- Toiletwagen met vier units: 500 tot 900 euro voor een weekend.
- Verlichting, terrasverwarmers en kabels: 400 tot 1.000 euro.
- Koelwagen, spoelkeuken, tafels en stoelen: 800 tot 2.000 euro.
Daarbovenop komt de logistiek eromheen. Iemand moet de dag ervoor leveringen ontvangen, en de dag erna staat alles nog in de tuin tot de vrachtwagen langskomt.
Stroom is wat als eerste misloopt
Een gewone woning in België of Nederland hangt aan een aansluiting van ongeveer 9 kW. Een cateraar met warmhoudovens, een koffiemachine en een koelwagen zit daar in zijn eentje al boven. Tel daar de dj, de verlichting en de terrasverwarmers bij en je komt voor honderd gasten op 25 tot 35 kW.
Vraag elke leverancier vooraf hoeveel kW hij trekt en of hij een gewoon stopcontact of een krachtstroomaansluiting nodig heeft. Zet dat in één lijstje en geef het door aan de verhuurder van het aggregaat. Kies er een met geluiddemping en zet hem minstens twintig meter van de tent, anders hoor je het gebrom de hele avond onder de muziek door.
Sanitair, water en waar het afwaswater heen gaat
Reken op één toilet per veertig à vijftig gasten voor een feest dat langer dan vijf uur duurt. Bij honderd gasten zijn dat twee tot drie units. Een losse dixi naast de tent doet je decoratie geen goed, een toiletwagen met spiegel en warm water wel.
De cateraar heeft drinkbaar water nodig en een plek voor zijn afwaswater. Een tuinslang vanaf de woning volstaat meestal voor het eerste. Voor het tweede geldt in beide landen dezelfde regel: vet- en zeepwater hoort niet in de gracht of in het regenwaterputje. Spreek af waar het heen gaat, of laat de cateraar het meenemen.
Wat de gemeente van jullie wil horen
In Vlaanderen meld je een feest op privéterrein bij de gemeente, vaak via een online formulier en meestal minstens dertig dagen op voorhand. Voor de muziek geldt VLAREM: tot gemiddeld 85 dB(A) heb je niets extra nodig, tot 95 dB(A) heb je een toelating van het college nodig en moet je het geluid meten, en daarboven komen er nog voorwaarden bij, zoals gratis oordopjes voor je gasten. Een dj op een open weide zit sneller boven die 85 dB(A) dan je zou denken.
In Nederland loopt het via de APV van je gemeente. Onder een bepaald aantal bezoekers volstaat een melding klein evenement, daarboven heb je een evenementenvergunning nodig en die vraag je acht tot twaalf weken vooraf aan. Komen er meer dan 150 mensen in de tent, dan geldt daarnaast een gebruiksmelding voor brandveiligheid.
Vraag in beide landen het brandattest van het tentdoek op bij de verhuurder, en vraag meteen ook naar de eindtijd. Veel gemeenten leggen de muziek op privéterrein om middernacht of één uur stil, en dat bepaalt je hele avondplanning.
Bel de dienst evenementen van je gemeente voordat je de tent boekt, niet erna. Eén telefoontje van tien minuten vertelt je of jullie datum, eindtijd en geluidsniveau haalbaar zijn.
Regen, wind en de grond eronder
In juni koelt het bij ons 's nachts vaak af tot rond de twaalf graden, ook na een warme dag. Terrasverwarmers of een tentkachel horen dus gewoon in je begroting, in welke maand je ook trouwt.
Twee dagen regen voor de bruiloft veranderen een weide in modder. Leg een pad van rijplaten of houten vlonders van de parking tot aan de tent, want hakken en nat gras gaan niet samen. Vraag de verhuurder ook wat er gebeurt bij windkracht 7 en wie beslist of de tent blijft staan: op een weide werkt hij met grondankers, op klinkers met ballastblokken, en het verschil merk je pas als het waait.
Check tot slot je verzekering. De tent is jouw verantwoordelijkheid zodra hij staat, en stormschade valt niet automatisch onder een familiale polis. Een eendaagse evenementenverzekering kost meestal tussen 75 en 200 euro.
De buren vertel je het als eerste
Ga langs voordat je de tent bestelt. Zeg welke datum het is, tot hoe laat de muziek speelt, en geef je gsm-nummer voor als er iets is. Een buur die het op voorhand weet, belt jou. Een buur die het van de vrachtwagen verneemt, belt de politie.
Waarom koppels het toch doen
Omdat een leeg terrein zich volledig naar jullie plooit. Er vertrekt geen andere bruiloft om drie uur, je kiest niet uit een huismenu van vier pagina's, en je hoeft niet om een bestaand zaalinterieur heen te decoreren. Je begint bij nul en alles wat er staat, staat er omdat jullie het gekozen hebben.
Reken die vrijheid dan wel eerlijk door. Bij Gaan Trouwen zet je de posten van een tentbruiloft naast elkaar in de budgettool, zodat je ziet wat er overblijft voor eten en drank als de infrastructuur betaald is. De stijlquiz en de takenlijst zijn gratis, gastenlijst en dagplanning zitten in de laatste loodjes voor 29 euro, en budgetbeheer met de AI-assistent hoort bij de volledige planner van 75 euro.
Bel eerst de gemeente, dan pas de tentverhuurder. In die volgorde weet je binnen een week of jullie datum, eindtijd en geluid haalbaar zijn.
