Een van de meest gestelde vragen na de verloving: in welke volgorde boek ik nu eigenlijk al die leveranciers? Het antwoord is belangrijker dan je denkt, want de juiste volgorde voorkomt dat je je droomfotograaf misloopt of dat je een bloemist boekt voor een sfeer die je later weer omgooit.
De logica is simpel: eerst de leveranciers die maar één koppel per dag aankunnen en het snelst volgeboekt zijn, daarna de rest. Hieronder de volledige volgorde met richttijden, gerekend vanaf jullie trouwdatum.
Eerst: bepaal je stijl en budget
Voor je ook maar één leverancier mailt, wil je twee dingen weten: welke sfeer jullie willen en hoeveel jullie te besteden hebben. Zonder die twee kies je in het wild en betaal je vaak te veel of kies je leveranciers die niet bij elkaar passen. Je stijl is je kompas, je budget is je grens.
12 tot 18 maanden vooraf: de schaarse leveranciers
Dit zijn de partijen die echt maar één huwelijk per dag kunnen doen en het snelst vol zitten, zeker voor populaire zomerdatums:
- De locatie. Dit is altijd je eerste boeking, want bijna al je andere keuzes hangen ervan af.
- De fotograaf. Een goede fotograaf met een stijl die bij jullie past, is vaak meer dan een jaar vooruit volgeboekt. (Lees ook: hoe kies je een trouwfotograaf die bij jullie stijl past?)
- De videograaf, als jullie er een willen.
- De ceremoniespreker, zeker bij een vrije of symbolische ceremonie.
- De band of DJ, want de goede namen zijn populair.
Boek deze pas als je stijl helder is. Een fotograaf die strak en documentair werkt, past niet bij een dromerige romantische dag, hoe getalenteerd hij ook is.
9 tot 12 maanden vooraf: het cateringkader
- De catering of het traiteurhuis, als dat niet al bij je locatie zit. Smaak, stijl en prijs verschillen enorm, dus neem hier de tijd voor en proef.
- De trouwkledij. Een jurk op maat kan zes tot negen maanden duren, inclusief passessies. Begin op tijd met passen.
6 tot 9 maanden vooraf: sfeer en details
Nu de grote lijnen vastliggen, vul je de sfeer in:
- De bloemist. Pas als je stijl, locatie en kleurenpalet vaststaan, kan een bloemist echt iets passends voorstellen.
- De decoratie en verhuur van meubilair, servies of verlichting.
- De taart of het dessert.
- Haar en make-up, met bij voorkeur een proefsessie.
- De drukwerkleverancier voor save-the-dates en uitnodigingen.
3 tot 6 maanden vooraf: afronden en bevestigen
In deze fase boek je geen grote nieuwe partijen meer, maar leg je details vast: het vervoer, eventueel een fotobooth, de bedankjes en de laatste afspraken met elke leverancier. Stuur tijdig je definitieve gastenaantal door, want daar hangen catering en zitplaatsen aan vast.
Waarom de juiste leverancier belangrijker is dan de bekendste
Het is verleidelijk om voor de namen te gaan die iedereen aanraadt. Maar de beste leverancier voor jullie is degene die jullie stijl begrijpt en binnen jullie budget past, niet automatisch de duurste of populairste. Een fotograaf wiens portfolio jullie hart sneller doet kloppen, levert betere foto's dan een grote naam wiens stijl jullie eigenlijk niet raakt. Kies op match, niet op faam.
Houd het overzicht zonder je inbox kwijt te raken
Met tien of meer leveranciers wordt het snel een wirwar van mails, offertes en afspraken. Bij Gaan Trouwen zet onze AI deze volgorde automatisch klaar, afgestemd op jullie datum, stijl en budget, en stelt leveranciers voor die echt bij jullie passen. Via je persoonlijke trouw-e-mailadres bundel je bovendien alle communicatie met je leveranciers op één plek, zodat niets verloren gaat tussen je privémails.
