Een zaal met een huiscateraar vraagt vaak weinig of geen zaalhuur en verdient aan je bord. Een zaal met vrije keuze vraagt 2.500 tot 5.000 euro huur en verdient daaraan. Het verschil in eindtotaal is meestal kleiner dan koppels verwachten, maar het zit op heel andere plaatsen.
Twee modellen, twee plaatsen waar de winst zit
Bij een exclusieve of huiscateraar betaal je een prijs per couvert die alles omvat: menu, bediening, materiaal, keuken en zaal. In België en Nederland ligt die all-in prijs voor een zittend diner meestal tussen 85 en 140 euro per gast. De zaalhuur is dan symbolisch of nul, met een minimumbesteding als voorwaarde.
Bij vrije keuze huur je een lege ruimte en breng je zelf alles binnen. De zaalhuur voor een feestzaal, hoeve of kasteel met eigen keuken zit doorgaans tussen 2.500 en 5.000 euro voor een dag, meer voor het weekend. De cateraar rekent dan 60 tot 110 euro per gast, maar dat bedrag dekt lang niet altijd hetzelfde.
Het misverstand ontstaat doordat koppels de twee cijfers per gast naast elkaar leggen zonder de rest erbij te tellen. Een externe cateraar van 75 euro is duurder dan een huiscateraar van 105 zodra je de zaalhuur, de logistiek en de drank meerekent.
De posten die bij vrije keuze bovenop komen
Dit zijn de bedragen die zelden op de eerste offerte staan, maar wel altijd betaald worden.
- Keuken- of technische fee: 500 tot 2.000 euro, voor het gebruik van de koelcel, de vaatwas, het gas en de stroom.
- Kurkgeld of verplicht drankforfait: 8 tot 15 euro per meegebrachte fles, of een drankpakket via de zaal aan 35 tot 55 euro per gast.
- Materiaalhuur: borden, glazen, bestek en linnen kosten 12 tot 20 euro per gast als de cateraar het niet in zijn prijs heeft.
- Personeel: één medewerker per twaalf tot vijftien gasten, aan 35 tot 45 euro per uur, over acht tot tien uur.
- Poetsen en afvalafvoer: 300 tot 800 euro, en soms een waarborg van 1.000 euro die je pas na twee weken terugziet.
Wat een huiscateraar je echt oplevert
Het voordeel dat koppels onderschatten is dat de huiscateraar de zaal kent. Hij weet dat het voorgerecht in die keuken niet warm blijft, dat de bar links te smal is voor 150 gasten en dat de geluidsbegrenzer om middernacht terugvalt. Een externe partij ontdekt dat op jullie dag.
Praktisch scheelt het ook één contract, één contactpersoon en één factuur. Als de vaatwas het begeeft of het personeel te laat is, ligt de verantwoordelijkheid onbetwistbaar bij één partij. Bij vrije keuze wijzen zaal en cateraar naar elkaar, en sta jij ertussen in je trouwkleren.
De keerzijde is smaak en marge. Een huiscateraar draait een kaart die voor tweehonderd bruiloften per jaar werkt, dus vraag om een proefdiner met het exacte menu dat jullie kiezen, niet met de standaardformule. Vraag ook of je één gerecht mag laten aanpassen, want dat antwoord zegt veel over hoe stug het huis is.
De middenweg die je het vaakst tegenkomt
Steeds meer locaties werken met een lijst van vier tot zes goedgekeurde cateraars. Je hebt keuze, maar de zaal heeft haar afspraken al gemaakt en int een commissie van doorgaans tien tot vijftien procent op de cateringfactuur.
Die commissie zit verwerkt in de prijs per gast, ook al staat ze er niet. Vraag de cateraar wat hetzelfde menu zou kosten op een locatie zonder commissie, en je weet meteen hoeveel de lijst je kost. Vraag ook of je buiten de lijst mag met een meerprijs, want die deur staat vaker open dan de website suggereert.
Reken beide opties door tot één cijfer: totaal gedeeld door aantal gasten. Zolang je posten vergelijkt in plaats van eindbedragen, kies je op gevoel.
Wat je vraagt voor je tekent
Vraag bij een huiscateraar naar de minimumbesteding en wat er gebeurt als je onder je verwachte gastenaantal zakt, want die drempel geldt ook bij vijftien afmeldingen. Vraag bij vrije keuze wanneer je binnen mag om op te bouwen en tot hoe laat je buiten moet zijn, want een opbouw die pas om acht uur 's ochtends start, kost je cateraar overuren die jij betaalt.
En vraag in beide gevallen naar de drank, want daar zit het grootste verschil tussen offertes die er verder identiek uitzien. Onbeperkt tot middernacht, onbeperkt tot twee uur en op nacalculatie liggen makkelijk 25 euro per gast uit elkaar.
Reken het door voor jullie aantal
Zet beide scenario's op één blad met dezelfde gastenaantallen en dezelfde duur, en het verschil wordt zichtbaar in vijf minuten. In de budgetmodule van Gaan Trouwen (onderdeel van de volledige planner van 75 euro) staan zaalhuur, catering en drank als aparte posten, zodat je twee locaties naast elkaar kunt doorrekenen voor je een voorschot overmaakt. Voor een eerste inschatting werkt de gratis budgetcalculator al.
