Een fotograaf uit Gent die op een trouw in Maasmechelen werkt, rijdt heen en terug zo'n 350 kilometer. Aan 0,45 euro per kilometer staat daar bijna 160 euro op de offerte, en dat bedrag zien veel koppels pas als ze al verliefd zijn op het portfolio.

Hoe leveranciers verplaatsing aanrekenen

De meeste fotografen, videografen en dj's rekenen een vrije straal rond hun woonplaats, vaak 30 tot 50 kilometer. Daarbuiten betalen jullie per kilometer, meestal tussen 0,35 en 0,50 euro. Sommigen tellen alleen de enkele rit, anderen de rit heen en terug, en dat verschil verdubbelt het bedrag.

Een kleinere groep werkt met vaste zones: bijvoorbeeld 50 euro voor de rest van de provincie, 100 euro voor de rest van Vlaanderen en een prijs op aanvraag voor Wallonië of Nederland. Vraag in elk geval hoe de afstand berekend wordt. Google Maps vanaf de studio tot de feestzaal is gebruikelijk, maar een fotograaf die eerst naar jullie ouderlijk huis gaat voor de voorbereidingen, dan naar het gemeentehuis en dan naar de zaal, rijdt meer.

Wanneer er een hotelnacht bijkomt

Een dj die om 2 uur 's nachts stopt, moet nog een uur afbreken en laden. Wie daarna nog twee uur moet rijden, zit pas rond 5 uur thuis. Veel dj's en fotografen vragen daarom vanaf een rit van anderhalf tot twee uur een overnachting, en die kost in een Belgisch of Nederlands hotel al gauw 90 tot 140 euro.

Bij een bruiloft in Zeeland of de Ardennen met een leverancier uit Antwerpen of Utrecht komt dat vaak ter sprake. Soms kan het goedkoper: heeft de trouwlocatie zelf kamers, vraag dan of er een kamer of een bed in een bijgebouw vrij is. Een kasteelhoeve met gastenkamers rekent voor een leverancier zelden de volle prijs.

Een voorbeeld van wat het samen kost

Een koppel uit Leuven trouwt in een hoeve bij Tongeren en boekt een fotograaf uit Brugge en een dj uit Mechelen. Zo ziet het extra stuk er ongeveer uit:

  • Fotograaf, 190 km enkel, vrije straal 40 km, 0,45 euro per km heen en terug: 135 euro.
  • Fotograaf, hotelnacht omdat de dag om 23 uur eindigt en de rit ruim twee uur duurt: 110 euro.
  • Dj, 75 km enkel, vrije straal 50 km, 0,40 euro per km heen en terug: 20 euro.
  • Parking of tol: bij een locatie op het platteland meestal niets, in Amsterdam of Brussel-centrum 20 tot 40 euro per voertuig.

Samen is dat zo'n 265 euro. Op een totaal van 2.500 euro voor de fotograaf is dat meer dan 10 procent erbovenop.

Is een leverancier van ver het waard?

Soms wel. Een fotograaf wiens stijl precies past bij wat jullie willen, is 250 euro extra waard, ook al is dat een tiende van het pakket. Bij een dj ligt het anders: wie de zaal kent, weet waar de stroom zit, hoe laat de geluidsbegrenzer inslaat en waar hij kan laden. Een dj uit de buurt van de locatie heeft daar vaak al gestaan.

Vraag de zaal welke leveranciers er vaak werken. Dat lijstje bevat meestal mensen uit een straal van 30 kilometer, zonder verplaatsingskosten.

Tip: vraag bij elke offerte of de verplaatsing al inbegrepen is in de getoonde prijs. Een "all-in" pakket van 2.400 euro kan voordeliger zijn dan een pakket van 2.200 euro plus kilometers en hotel.

Onderhandelen over verplaatsing

Verplaatsingskosten zijn de post waar leveranciers het makkelijkst over praten. Vraag of ze een andere bruiloft in de buurt hebben op hetzelfde weekend: dan blijven ze toch in de streek en valt de hotelnacht vaak weg of wordt ze gedeeld. Wie in een rustige maand trouwt, zoals november of maart, merkt dat een fotograaf liever 80 euro laat vallen dan een datum leeg te laten.

Zet de afspraak altijd in het contract: de vrije straal, het tarief per kilometer, of de terugrit telt, en wie het hotel boekt en betaalt. Een mondelinge "dat regelen we wel" leidt na de bruiloft tot een factuur die niemand verwachtte.

Leveranciers vergelijken met de rit erbij

Wie drie fotografen vergelijkt, legt best de totale prijs naast elkaar, verplaatsing en overnachting inbegrepen. In de gratis versie van Gaan Trouwen zoekt de leverancierskeuze fotografen en dj's die passen bij jullie stijl; daarna kijken jullie zelf wie het dichtst bij de locatie woont. Het budgetbeheer, waarin jullie zulke extra posten per leverancier bijhouden, zit in het volledige plan van 75 euro. Willen jullie eerst weten hoeveel er realistisch naar fotografie en muziek kan gaan? Bereken jullie trouwbudget