Er zijn twee antwoorden op deze vraag en ze worden voortdurend door elkaar gehaald. Het ene getal krijg je door je totale budget te delen door je aantal gasten. Het andere is wat erbij komt als je vandaag één naam aan de lijst toevoegt.
Alleen dat tweede getal helpt je beslissen.
Het gemiddelde: 120 tot 250 euro per gast
Neem een Belgische bruiloft met honderd gasten en een totaalbudget tussen 12.000 en 25.000 euro. Deel dat door honderd en je zit op 120 tot 250 euro per gast. In Nederland ligt dat vergelijkbaar, met hogere zaalhuren in de Randstad.
Dat getal toont of jullie plan realistisch is, en verder weinig. Het zit vol kosten die niets met je gastenaantal te maken hebben: de trouwjurk kost hetzelfde bij vijftig als bij tweehonderd gasten, en dat geldt ook voor de fotograaf, de ringen, de dj en het gemeentehuis. Nodig je twintig mensen extra uit, dan stijgt je budget veel minder dan twintig keer 200 euro.
De kost van één extra couvert
Dit is de som die je nodig hebt zodra de gastenlijst ter discussie staat. Voor één extra volwassen gast die het hele feest meemaakt, in België en Nederland:
- Menu of couvert: 60 tot 110 euro voor een verzorgd diner, minder bij een buffet of walking dinner.
- Drank: 25 tot 45 euro bij een forfait van vijf tot zes uur, vaak minder als je op verbruik afrekent.
- Taart of dessert: 5 tot 8 euro per persoon.
- Uitnodiging met postzegel: 3 tot 5 euro per adres, dus per koppel en niet per persoon.
- Bedankje, servies en linnen: 5 tot 15 euro, afhankelijk van wat je huurt.
Samen kom je rond 100 tot 165 euro voor één extra gast, en dus 200 tot 330 euro voor iemand die met een plus-one komt. Een gast die alleen op de receptie of het avondfeest verschijnt, kost je 25 tot 45 euro aan drank en hapjes.
Leg dat bedrag naast de vraag "vragen we die collega's ook?" en de discussie duurt vijf minuten in plaats van drie weken.
De drempels waar je budget plots springt
Die kost per gast blijft mooi vlak, tot ze dat niet meer is. Onder de honderd gasten past een groep vaak nog in de kleine zaal; erboven moet de grote open, met een hogere huur. Bediening wordt ingezet per vijftien à twintig gasten, dus gast nummer 101 kan een volledige extra kelner betekenen.
Andere sprongen die je in het contract terugvindt: een tweede shuttlebus vanaf een vijftigtal mensen zonder auto, extra mobiel sanitair bij een feest op eigen terrein, en een tent die één maat groter moet. Vraag je locatie ronduit waar hun drempels liggen. Zit je op 96 gasten en ligt de grens op 100, dan weet je meteen dat die vier extra namen duurder zijn dan vier keer 140 euro.
Vraag elke offerte op voor twee gastenaantallen: dat van vandaag en dat van tien gasten meer. Het verschil tussen die twee is het enige cijfer dat je later nodig hebt.
De btw-regel die offertes onvergelijkbaar maakt
Twee cateraars die allebei "85 euro per persoon" schrijven, kunnen honderden euro's uit elkaar liggen. In België geldt 12 procent btw op eten dat ter plaatse geserveerd wordt en 21 procent op alle dranken. In Nederland is dat 9 procent op eten en frisdrank, en 21 procent op alcohol.
Een offerte waarin eten en drank in één bedrag verdwijnen, verbergt die verhouding. Vraag daarom altijd de prijs inclusief btw én de opsplitsing tussen eten en drank. Bij honderd gasten loopt dat verschil op tot het budget van jullie bloemen.
Wie iedereen vergeet mee te tellen
Je fotograaf, videograaf, dj en ceremoniemeester eten mee. De meeste locaties rekenen daarvoor een leveranciersmaaltijd van 25 tot 40 euro per persoon, en dat staat in de kleine lettertjes van het cateringcontract. Bij vier leveranciers is dat een gast erbij.
Kinderen krijgen meestal een kindermenu tegen ongeveer de helft van de prijs, en peuters onder de drie eten vaak gratis mee. En dan is er het definitieve aantal: de cateraar wil dat doorgaans tien tot veertien dagen voor de dag, en precies dat aantal betaal je, ook als er die ochtend drie mensen ziek worden. Bij een grote lijst mag je op zo'n tien procent afzeggingen rekenen, maar geef je definitieve aantal pas door als de laatste RSVP's binnen zijn.
Van rekensom naar beslissing
Zodra je weet wat één gast kost, worden bijna alle andere knopen makkelijker. Twintig namen schrappen levert meestal meer op dan bij drie leveranciers afdingen, en dan houd je de fotograaf die jullie echt wilden.
Bij Gaan Trouwen rekent de budgettool automatisch mee met jullie gastenaantal, zodat je meteen ziet wat een wijziging in de lijst met de rest doet. De stijlquiz en de takenlijst zijn gratis; gastenlijst en RSVP's zitten in de laatste loodjes voor 29 euro, en budgetbeheer met de AI-assistent hoort bij de volledige planner van 75 euro.
Reken eerst per gast. De rest van je budget valt daarna vanzelf op zijn plaats.
